La División de Calidad Ambiental de Arkansas implementa el TITAN® LIMS de Confience para ayudar al laboratorio a alcanzar sus objetivos a largo plazo
La misión es aumentar la productividad del laboratorio, reducir el papel y lograr el cumplimiento de la NELAP.
Perfil de la organización
Productos utilizados
La División de Calidad Ambiental de Arkansas (ADEQ) incluye la sección de Servicios de Laboratorio y Monitoreo (LMS). El LMS está compuesto por un laboratorio de química del aire, un laboratorio multimedia ambiental y un programa de acreditación de laboratorios. Cada año, el LMS analiza miles de muestras de aire, suelo y agua para garantizar la seguridad de sus ciudadanos, visitantes y el medio ambiente en Arkansas. LMS mantiene un laboratorio ambiental de última generación en North Little Rock, Arkansas, que presta servicios tanto a los laboratorios de química del aire como a los de multimedia ambiental.
El personal de Air Chemistry incluye tres químicos y un supervisor de laboratorio. Air Chemistry monitorea la existencia de contaminantes como el plomo, el ozono, el monóxido de carbono, el dióxido de azufre y las partículas en suspensión en todo el estado para garantizar que la calidad del aire cumpla con las pautas establecidas por la Agencia de Protección Ambiental (EPA) de los Estados Unidos.
El Laboratorio Multimedia Ambiental emplea una plantilla de cuatro químicos y un supervisor de laboratorio. El laboratorio es responsable de analizar las muestras de agua recolectadas cada mes en más de 200 sitios en todo el estado para monitorear los estándares de calidad del agua que afectan al medio ambiente. Estos datos también se notifican a la EPA. Además, el laboratorio analiza las muestras de las plantas de tratamiento de aguas residuales para asegurarse de que cumplen con los niveles de permisos federales y estatales. También se analizan muestras de aguas subterráneas para proteger los acuíferos y también se analizan muestras de suelo para detectar la existencia de materiales peligrosos en los sitios de limpieza.
Su desafío
ADEQ implementó un LIMS comercial en 2002 y luego migró a otro LIMS en 2010 para administrar la gran cantidad de datos generados a lo largo de sus operaciones de laboratorio. Con el tiempo, el personal del laboratorio se dio cuenta de que este LIMS carecía de capacidades, tales como:
· El LIMS no pudo rastrear los resultados de las métricas de control de calidad (QC) estándar necesarias para generar informes de control de calidad y gráficos de control.
· El proceso de cambiar los límites de control fue difícil.
· El proceso de revisión y aprobación era muy engorroso y no preveía un proceso de revisión, aprobación y validación en tres fases.
· Los instrumentos no estaban interconectados con el LIMS, por lo que enviar los datos de los resultados al LIMS era manual, lento y propenso a errores de transcripción.
· El LIMS no era muy flexible cuando el laboratorio necesitaba generar un informe. En muchos casos, un informe terminaba teniendo más de 100 páginas y resultaba difícil crear informes en un formato manejable.
· Los laboratorios necesitaban capacidades de control de calidad y control de calidad más sólidas y fáciles de usar. Los usuarios tenían que exportar los datos a Excel para crear gráficos y tablas de control.
· Cuando los nuevos usuarios conocieron el LIMS, la curva de aprendizaje fue más larga de lo deseado. Además, los usuarios tenían que aprovechar otras herramientas para obtener datos que normalmente se encontrarían en un LIMS.
· Como uno de los objetivos a largo plazo era convertirse en un laboratorio que cumpliera con la NELAP, la necesidad de una trazabilidad integral era realmente algo que ADEQ quería de su LIMS. Lamentablemente, el LIMS carecía de la capacidad del LIMS para proporcionar una trazabilidad de las muestras lista para ser auditadas desde el inicio de la sesión hasta su eliminación, y el laboratorio sabía que esto sería un obstáculo para cumplir con la NELAP.
· Hubo ocasiones en las que un químico quería acceder a un documento de SOP (Procedimiento Operativo Estándar) mientras trabajaba en el LIMS. Desafortunadamente, el LIMS no fue diseñado para almacenar y acceder fácilmente a documentos externos como los POE.
Además, la mayoría de los usuarios no encontraron el LIMS fácil de usar. Solo había una persona en el laboratorio que conocía bien el sistema. Otros usuarios acudían constantemente a esa persona en busca de ayuda y, como resultado, la productividad general se veía afectada. ADEQ sabía que su LIMS actual carecía de capacidades que les impidieran alcanzar muchos de sus objetivos actuales y futuros.
Lessie Redican, Jefa de la División de Servicios Técnicos
División de Calidad Ambiental de Arkansas
Nuestra solución
Debido a las limitaciones de sus LIMS existentes, ADEQ comenzó a evaluar soluciones LIMS alternativas, especialmente sistemas conocidos por ser soluciones sólidas para el mercado ambiental. Además de enumerar las deficiencias de su LIMS actual, el equipo dedicó tiempo a definir una lista de requisitos adicionales. Estos requisitos les permitirían alcanzar sus metas futuras, incluida la de convertirse en un laboratorio que cumpla con las normas de la NELAP. Siguiendo las pautas exigidas por el estado de Arkansas, se elaboró una solicitud de propuesta (RFP) completa y se publicó mediante su proceso normal de adquisición. Se contrató a más miembros del equipo para un proceso de evaluación más formal.
El equipo de ADEQ discutió y calificó las respuestas y presentaciones de la RFP. TITAN fue vista como la mejor opción para ADEQ. El equipo quedó impresionado con la capacidad de TITAN para cumplir con los requisitos funcionales del LIMS del laboratorio. ADEQ también analizó la fortaleza de los proveedores de LIMS desde el punto de vista de la capacitación y el soporte, y quedó claramente impresionada con las capacidades de Confience en estas áreas.
TITAN sería fundamental para ayudar a ADEQ a lograr muchos de sus objetivos actuales y futuros, que incluyen:
· Reducir la cantidad de papel que se genera en el laboratorio. El mantenimiento del papel es costoso y significa que gran parte de los datos se capturan y utilizan en procesos manuales que son ineficientes y propensos a errores humanos.
· ADEQ quedó impresionada con el diseño de la interfaz de TITAN desde el punto de vista de la facilidad de uso. Un sistema fácil de usar garantizaría que el personal del laboratorio pudiera aprovechar al máximo las poderosas capacidades de TITAN.
· La implementación de TITAN fue fundamental para la adopción de un proceso de revisión, aprobación y validación que ayudaría a aumentar la productividad del laboratorio, estandarizar los procedimientos de laboratorio aceptados y mejorar la calidad de los datos.
· TITAN proporciona a ADEQ un nivel de trazabilidad y auditoría potentes. Esto da a la dirección de ADEQ la confianza de que, si surge alguna duda sobre una prueba específica realizada en el pasado, TITAN proporcionará rápidamente un historial completo de esa prueba. La trazabilidad en TITAN también desempeñará un papel clave para ayudar al laboratorio a cumplir y mantener los requisitos de cumplimiento de la NELAP.
· El uso de TITAN proporcionará un seguimiento del inventario de los suministros químicos y reactivos del laboratorio y alertará al personal cuando el inventario caiga por debajo de los niveles de repedido predefinidos, lo que mejorará la eficiencia del laboratorio. Los informes de inventario también proporcionarán un nivel de control de costos que la administración nunca antes había experimentado.
· La implementación de TITAN también incluye la interconexión de los instrumentos científicos de ADEQ y la instalación de tecnología de impresora de códigos de barras y escáner manual. Esto proporciona una solución completa de automatización de laboratorios que elimina el papel y, al mismo tiempo, aumenta la productividad del personal del laboratorio.
· Instrumentos conectados con TITAN LIMS:
· Agilent GC/MS modelo 7890A/2400 con Teledyne
· Cambiador automático de muestras Atomx
· ICP-OES 5100SVDV de Agilent
· GE Analytical, tamices TOC5310 C
· GE Analytical, tamices TOCM5310 C
· Medidor de conductividad HACH Orion HQ 40d Multi
· HACH Lachet Quik Chem 8500 Serie 2
· Turbidímetro HF Scientific Micro 100
· Balanza analítica Sartorius MSA 124S-100DI
· Shimadzu GC-2010 Plus AE -DRO
· Analizador de mercurio Hydra AF
· Analizador de mercurio Hydra C
· Shimadzu GC-2010 Plus AE — PCB
· Termo Dionex IC-2100
· Thermo ICP-MSX serie 2
· Medidor de pH Thermo OrionVersastar
· Varion GC/MS modelo 3890/4000
· Analizador discreto Westco Smart Chem
El equipo de servicios profesionales de Confience también contribuyó con dos productos clave como parte de la solución final de TITAN LIMS. En primer lugar, los ingenieros de Confience desarrollaron una importación por cadena de custodia (CoC) que permitía a los inspectores de campo descargar sin problemas toda la información de sus registros de CoC a TITAN. Anteriormente, este procedimiento era manual y generaba errores en la transcripción e interpretación de la escritura a mano. El CoC ahora se guarda con la orden de trabajo y se recupera fácilmente en TITAN.
En segundo lugar, los ingenieros de Confience convirtieron los datos de las bases de datos internas anteriores y del LIMS mediante la escritura de procedimientos almacenados para mover todos los datos a TITAN, a fin de facilitar el acceso, la seguridad y el mantenimiento. Tener todos los datos ambientales (más de 30 años de datos) en un formato de base de datos seguro permitía el acceso de diferentes usuarios del programa dentro de ADEQ.
Casos de Éxito
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