El condado de Baltimore (Maryland) registra un aumento significativo en la productividad del laboratorio y la calidad de los datos con la inversión en el LIMS Sample Master® de Confience
El paso a la automatización de los laboratorios ha eliminado los errores de transcripción, ha mejorado el tiempo de respuesta y ha permitido al personal dedicar más tiempo al análisis.
El condado de Baltimore es el tercer condado más poblado de Maryland, con una población de 844,703 en 2023. El condado rodea la ciudad de Baltimore y es una mezcla de paisajes urbanos y rurales. El gobierno del condado de Baltimore brinda servicios locales para los residentes y las empresas del condado. La División de Ingeniería y Regulación, que incluye el Laboratorio de Ingeniería y Regulación (E&R Lab), forma parte de la Oficina de Servicios Públicos. El personal del laboratorio incluye un supervisor de laboratorio y cuatro analistas. El laboratorio de E&R registra aproximadamente 200 muestras al mes y realiza más de 1800 pruebas. Estas muestras abarcan el monitoreo de aguas residuales, agua potable, arroyos y vertederos.
La misión del laboratorio incluye lo siguiente:
- Trabajando con la Sección de Ingeniería y Cumplimiento de Regulaciones para brindar una administración y cumplimiento efectivos del Programa de Monitoreo y Análisis de Aguas Residuales de la División.
- Analizar muestras de agua para garantizar que el agua potable del condado de Baltimore cumpla con los estándares establecidos por el Departamento de Medio Ambiente de Maryland (MDE).
- Análisis de muestras de aguas residuales recolectadas de usuarios industriales y comerciales del sistema de alcantarillado sanitario.
- Monitorear las descargas de residuos industriales y determinar el cumplimiento de las condiciones del permiso. El laboratorio proporciona los resultados a otras agencias del condado, lo que les permite administrar sus permisos del Sistema Nacional de Eliminación de Descargas de Contaminantes (NPDES) y garantiza que las descargas de aguas residuales en el condado cumplan con los requisitos.
Su desafío
Durante muchos años, el laboratorio de E&R llevó a cabo sus tareas utilizando herramientas manuales y de baja tecnología, comenzando con el uso de libros de registro en papel para registrar las muestras y los resultados de las pruebas. Finalmente, el personal del laboratorio pasó a utilizar Microsoft Word para recopilar los resultados de laboratorio y generar informes básicos. Todos estos métodos para documentar los análisis realizados en el laboratorio requerían mucho tiempo y eran propensos a errores humanos.
Trabajar en este entorno supuso para el laboratorio de E&R muchos desafíos, entre los que se incluyen los siguientes:
- Además de introducir manualmente los resultados del laboratorio en los libros de registro y en Microsoft Word, los analistas del laboratorio también introdujeron manualmente los resultados de las pruebas realizadas en los instrumentos del laboratorio. Una vez más, se trataba de un proceso lento y propenso a errores de transcripción.
- El laboratorio fue responsable de proporcionar los datos de los resultados generados en el laboratorio a otro grupo del condado de Baltimore para que los incorporara a su aplicación de software de pretratamiento. Esto significaba que los datos se ingresaban manualmente dos veces, lo que también consumía mucho tiempo y corría el riesgo de que se produjeran errores de transcripción.
- Al registrar nuevas muestras, el laboratorio generaba nuevos números de muestra manualmente y escribía manualmente los números en las etiquetas, otro proceso lento e ineficaz.
- El laboratorio E&R generó una cantidad significativa de papel, lo que creó varios problemas. En primer lugar, el almacenamiento de los archivos en papel se convirtió en un desafío, especialmente porque algunas regulaciones estatales exigen guardar diez o más años de informes. En segundo lugar, si era necesario llevar a cabo algún tipo de investigación o auditoría y documentar el historial de una prueba de muestra, era necesario hurgar en estos archivos de papel.
- La realización de análisis del agua resultó ser un desafío en muchos sentidos. Si se analizaba una muestra de agua por encima o por debajo de un límite de control definido, no había ningún método inmediato para indicar que este posible estado no cumplía con los requisitos. Además, los tiempos de retención de las muestras no se generaron de inmediato, por lo que la posibilidad de que una muestra se conservara más allá del tiempo de retención permitido era mayor.
- El laboratorio era responsable del monitoreo de los vertederos en el condado de Baltimore y había desafíos para completar las pruebas, los análisis y los informes de manera oportuna. El departamento responsable de administrar los vertederos (Departamento de Residuos Sólidos) quería que los informes se entregaran con mayor rapidez para poder comunicar sus resultados al estado de Maryland.
Joyce Burch, supervisora del laboratorio ambiental
Laboratorio de Ingeniería y Regulación del Condado de Baltimore
Nuestra solución
El supervisor del laboratorio tenía experiencia en el uso de un Sistema de Gestión de Información de Laboratorio (LIMS) antes de venir al condado de Baltimore. Conocía el valor de un LIMS y lo importante que es para respaldar las operaciones de un laboratorio moderno. El equipo del laboratorio definió sus requisitos de LIMS en función de los desafíos y puntos débiles encontrados debido a los procesos manuales existentes. El equipo tenía claro que estos desafíos podían abordarse mediante la automatización del laboratorio, con un LIMS en el centro de la solución.
El laboratorio evaluó varios productos LIMS y determinó que Sample Master LIMS de Confience respondía mejor a sus necesidades. También tenía una interfaz que el laboratorio consideraba fácil de usar.
Tras la puesta en marcha, el personal del laboratorio observó un aumento inmediato de la productividad y la calidad de los datos. Se le pidió a Confience que conectara los instrumentos del laboratorio con Sample Master. Los instrumentos incluían un GC/MS, un ICP/MS, un analizador discreto y un cromatógrafo iónico (IC). Al permitir que los datos de los resultados fluyeran directamente de los instrumentos a Sample Master, se eliminaba el tiempo necesario para introducir los datos manualmente, así como los errores de transcripción asociados.
Otro beneficio que supuso el cambio a Sample Master fue la integración con el software de pretratamiento del condado de Baltimore. Anteriormente, los datos se transcribían manualmente a partir de hojas de cálculo, un proceso que consumía mucho tiempo. Los datos de Sample Master ahora se transmiten automáticamente al software de pretratamiento, donde se generan informes trimestrales y se envían a tiempo al estado de Maryland.
El laboratorio de E&R ha aprovechado al máximo las capacidades de generación de informes de Sample Master. Modificaron fácilmente los informes estándar de Sample Master y han podido crear un número considerable de nuevos informes internos para satisfacer las solicitudes de datos de una amplia variedad de departamentos del condado. La potencia de la funcionalidad de elaboración de informes de Sample Master también ha permitido al laboratorio cumplir con sus requisitos normativos de elaboración de informes. La facilidad con la que se presentan los informes reglamentarios también se extiende a la monitorización de los vertidos: los tiempos de entrega más rápidos de las pruebas permiten al laboratorio entregar los datos al grupo de supervisión de los vertederos para que puedan completar su informe de DMR con prontitud.
Una métrica clave que el laboratorio rastrea es el plazo de 30 días para que las muestras pasen desde el inicio de sesión hasta su eliminación. En el pasado, el porcentaje de muestras que cumplían con este plazo estaba por debajo del objetivo del laboratorio debido a las ineficiencias generadas por sus procesos manuales. Una vez que se implementó Sample Master, el tiempo de entrega mejoró considerablemente. Ahora pueden cumplir con la fecha límite y lograr este objetivo
Desde la perspectiva del personal, el traslado al LIMS ha sido una experiencia positiva. La productividad del laboratorio y la calidad de los datos han aumentado significativamente y el uso del LIMS ha facilitado mucho el proceso de auditoría. La moral del equipo se ha visto reforzada por el hecho de que dedican menos tiempo a tediosas tareas manuales y más al análisis de las muestras. El laboratorio tiene claro que la inversión en Sample Master ya ha dado sus frutos al condado de Baltimore y confían en que su valor para la organización no hará más que aumentar con el tiempo.
Casos de Éxito
.avif)