Condado de Baltimore, Maryland: aumento significativo na produtividade e qualidade dos dados com o Sample Master LIMS da Confience
A adoção da automação laboratorial eliminou erros de transcrição, melhorou o tempo de entrega dos resultados e permitiu que a equipe passasse mais tempo focada em análises.
O Condado de Baltimore é o terceiro mais populoso de Maryland, com uma população de 844.703 habitantes em 2023. O condado circunda a cidade de Baltimore e apresenta uma combinação de áreas urbanas e rurais. O governo do Condado de Baltimore é responsável pelos serviços locais prestados aos residentes e empresas. A Divisão de Engenharia e Regulação, que inclui o Laboratório de Engenharia e Regulação (E&R Lab), faz parte do Bureau de Utilidades.
A equipe do laboratório é composta por um supervisor e quatro analistas. O E&R Lab registra cerca de 200 amostras por mês e realiza mais de 1.800 testes. Essas amostras abrangem águas residuais, água potável, monitoramento de rios e aterros sanitários.
A missão do laboratório inclui:
- Trabalhar com a Seção de Conformidade da Divisão de Engenharia e Regulação para gerenciar e aplicar o Programa de Monitoramento e Análise de Águas Residuais.
- Analisar amostras de água potável para garantir que estejam em conformidade com os padrões estabelecidos pelo Departamento de Meio Ambiente de Maryland (MDE).
- Analisar amostras de águas residuais coletadas de usuários industriais e comerciais do sistema de esgoto sanitário.
- Monitorar descargas de resíduos industriais e verificar a conformidade com as condições de permissão. O laboratório também fornece resultados para outras agências do condado, ajudando-as a gerenciar suas licenças NPDES e garantir que as descargas estejam em conformidade.
O desafio deles
Durante muitos anos, o E&R Lab executou suas tarefas de forma manual e com ferramentas básicas, começando com registros em papel para entrada de amostras e resultados. Posteriormente, a equipe passou a utilizar o Microsoft Word para registrar resultados e gerar relatórios simples. Esses métodos eram demorados e propensos a erros humanos.
Esse cenário trouxe diversos desafios, entre eles:
- Além de inserir manualmente resultados em cadernos e no Microsoft Word, os analistas também digitavam os dados dos instrumentos, tornando o processo demorado e sujeito a erros de transcrição.
- Os resultados gerados no laboratório precisavam ser repassados manualmente a outro setor do Condado de Baltimore, que os inseria em um software de pré-tratamento. Ou seja, os dados eram digitados duas vezes, aumentando o risco de erros.
- Ao registrar novas amostras, o laboratório gerava manualmente os números e os escrevia nas etiquetas — outro processo lento e ineficiente.
- O laboratório produzia uma grande quantidade de papel, criando problemas de armazenamento, especialmente porque algumas regulamentações exigem arquivamento de mais de 10 anos. Em caso de auditorias, era necessário procurar manualmente os registros físicos.
- A análise de água apresentava desafios adicionais: quando uma amostra ficava fora dos limites de controle, não havia alerta imediato de não conformidade. Além disso, o controle de tempo de retenção de amostras não era automático, o que aumentava o risco de expiração.
- O laboratório também era responsável pelo monitoramento de aterros sanitários e enfrentava dificuldades para concluir testes e relatórios no prazo. O Departamento de Resíduos Sólidos solicitava relatórios mais rápidos para envio ao Estado de Maryland.
Joyce Burch, Supervisora de Laboratório Ambiental
Laboratório de Engenharia e Regulação do Condado de Baltimore
Nossa solução
O supervisor do laboratório já tinha experiência anterior com sistemas LIMS e conhecia sua importância para apoiar as operações modernas de um laboratório. Com base nos desafios enfrentados pelos processos manuais, a equipe definiu os requisitos para um novo sistema. Ficou claro que a automação laboratorial, com o LIMS no centro da solução, resolveria essas dificuldades.
Após avaliar várias opções, o laboratório concluiu que o Sample Master LIMS da Confience atendia melhor às suas necessidades, além de oferecer uma interface considerada intuitiva pela equipe.
Assim que entrou em operação, os ganhos de produtividade e qualidade dos dados foram imediatos. A Confience integrou os instrumentos do laboratório ao Sample Master — incluindo GC/MS, ICP/MS, analisador discreto e cromatógrafo iônico (IC). Com isso, os resultados passaram a ser transferidos automaticamente, eliminando o tempo gasto em digitação e os erros de transcrição.
Outro benefício foi a integração com o software de pré-tratamento do Condado de Baltimore. Antes, os dados eram copiados manualmente de planilhas — um processo demorado. Agora, as informações são transmitidas automaticamente do Sample Master para o software, permitindo que os relatórios trimestrais sejam enviados pontualmente ao Estado de Maryland.
O E&R Lab também aproveitou as capacidades de relatórios do Sample Master. A equipe personalizou relatórios padrão e criou novos relatórios internos para atender às demandas de diferentes departamentos do condado. A funcionalidade de relatórios do Sample Master também facilita o cumprimento de exigências regulatórias. A automação no monitoramento de descargas reduziu o tempo de resposta e permitiu que os dados fossem enviados mais rapidamente ao grupo responsável pelos aterros.
Um dos principais indicadores acompanhados pelo laboratório é o prazo de 30 dias entre o registro e o descarte da amostra. Antes, esse prazo raramente era cumprido devido à ineficiência dos processos manuais. Após a implementação do Sample Master, o tempo de resposta melhorou significativamente, permitindo que o laboratório atingisse consistentemente sua meta.
Do ponto de vista da equipe, a mudança para o LIMS foi extremamente positiva. A produtividade e a qualidade dos dados aumentaram, e o processo de auditoria tornou-se muito mais simples. O moral da equipe também melhorou, pois agora eles passam menos tempo em tarefas repetitivas e mais tempo dedicados à análise de amostras. Está claro para o laboratório que o investimento no Sample Master já trouxe resultados concretos e continuará agregando valor à organização ao longo do tempo.
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