Los Servicios de Control de la Contaminación del Condado de Harris (TX) eligen el LIMS Sample Master® de Confience para optimizar el laboratorio
La introducción manual y el papel se han eliminado en gran medida, los analistas dedican más tiempo al análisis y se ha reducido el trabajo necesario para el cumplimiento de la normativa.
Durante más de 65 años, el Departamento de Servicios de Control de la Contaminación del Condado de Harris (PCS) ha trabajado para garantizar aire y agua limpios para los ciudadanos del condado de Harris, Texas, de manera consistente con la protección de la salud pública, el disfrute de la propiedad y la protección de las plantas, los animales y la vida marina. La Sección de Servicios de Laboratorio analiza rutinariamente los efluentes de las aproximadamente 175 instalaciones de aguas residuales industriales y 450 municipales permitidas en el condado de Harris y brinda apoyo analítico para los diversos programas y servicios del Departamento de PCS.
El laboratorio del Departamento de Servicios de Control de la Contaminación (PCS) del Condado de Harris está acreditado por el Programa Nacional de Acreditación de Laboratorios Ambientales (NELAP) bajo la autoridad de la Comisión de Calidad Ambiental de Texas (TCEQ) y puede realizar análisis químicos y microbiológicos en una variedad de tipos de muestras ambientales, como aire, agua, suelo y desechos sólidos. Estos análisis incluyen parámetros clásicos de calidad del agua, como la DBO, el pH, los nutrientes, la E. coli, etc., y técnicas instrumentales, como los metales tóxicos y los contaminantes orgánicos.
El laboratorio también brinda servicios analíticos y supervisión del control de calidad del permiso conjunto de aguas pluviales del condado de Harris, la ciudad de Houston y el Departamento de Transporte de Texas. Otras organizaciones que utilizan los servicios del laboratorio son la División de Cumplimiento Ambiental del Condado de Harris, el Distrito de Control de Inundaciones y varios municipios.
Su desafío
Durante más de 20 años, el laboratorio del Departamento de Servicios de Control de la Contaminación utilizó una solución interna de administración de datos desarrollada en Microsoft Access. La aplicación (denominada internamente Poll Tracking LIMS o PTL) sirvió como su sistema de gestión de la información de laboratorio (LIMS) durante este tiempo. El departamento de TI desarrolló actualizaciones y mejoras, y este proceso continuó durante los siguientes 20 años. Aunque funcionaba, el PTL tenía algunas deficiencias importantes que generaban problemas que afectaban a la calidad de los datos y a la productividad del laboratorio. Estos desafíos incluían:
- El sistema no se diseñó con la capacidad de crear pistas de auditoría.
- El sistema no podía crear identificadores de muestra únicos.
- El sistema no pudo crear ni usar los entregables electrónicos de datos (EDD).
- El sistema no tenía una solución de generación de informes sencilla, ya que dependía de la TI para crear o modificar los informes.
- El laboratorio tuvo que adaptarse a un sistema que no estaba diseñado específicamente para ellos.
El laboratorio también enfrentó desafíos para completar su proceso de acreditación para la Comisión de Calidad Ambiental de Texas (TCEQ). La TCEQ es responsable de auditar los laboratorios de agua y aguas residuales de Texas para garantizar el cumplimiento del Programa Nacional de Acreditación de Laboratorios Ambientales (NELAP). La NELAP exige que los laboratorios documenten parámetros como el tiempo de recolección y el tiempo de análisis en cualquier informe sobre muestras con tiempos de espera cortos. Lamentablemente, el LIMS que utiliza PCS no se diseñó para llevar un registro de estos datos de forma automatizada, lo que supuso un desafío para el personal del laboratorio a la hora de gestionar estos datos y luego agregarlos a los informes existentes para cumplir con la NELAP.
Otras deficiencias del LIMS crearon problemas para el PCS. No había funciones de control y control de calidad, como la capacidad de graficar los resultados y crear tablas de control. Como resultado, el laboratorio tuvo que crear plantillas de control de calidad y control de calidad en Microsoft Excel, lo que no fue muy eficiente. Estas herramientas dispares generaban una cantidad significativa de papel, lo que con frecuencia provocaba problemas de calidad de los datos. Además, dado que los instrumentos del laboratorio no estaban conectados al LIMS, el tiempo necesario para analizar las muestras era notablemente largo, algo que el personal y la dirección querían cambiar.
Michael Cantú | Director de laboratorio
Servicios de control de la contaminación del condado de Harris
Nuestra solución
En 2016, después de más de 20 años de utilizar su sistema LIMS de seguimiento de encuestas desarrollado internamente, los Servicios de Control de la Contaminación del Condado de Harris finalmente pudieron obtener la aprobación para comprar un sistema comercial de gestión de información de laboratorio listo para usar. Durante varios años, PCS había hecho esta solicitud a la gerencia, pero no pudo obtener financiación presupuestaria. Finalmente, en 2016, PCS recibió la aprobación de la financiación y pasó por un proceso formal de solicitud de propuesta (RFP).
PCS consideró varios productos LIMS antes de seleccionar finalmente Sample Master LIMS de Confience. Las principales razones para elegir Sample Master fueron la facilidad de uso del producto, la capacidad de configuración, un conjunto de funciones que es óptimo para los laboratorios ambientales y la reputación de larga data de Confience por su experiencia en implementación y su excelente atención al cliente. Confience trabajó junto con el personal del laboratorio de PCS para implementar Sample Master. El personal del PCS estaba formado por un director de laboratorio, dos supervisores de laboratorio, un conserje del laboratorio (especialista en inicios de sesión), cuatro analistas y un administrador del LIMS (responsable de control de calidad y control de calidad).
Una vez que PCS puso en marcha Sample Master, el laboratorio empezó a ver beneficios inmediatos. Gracias a la formación inicial in situ impartida por Confience, los analistas se apresuraron a aprender a utilizar Sample Master y a realizar la transición desde Poll Tracking LIMS. Una vez que el laboratorio puso en marcha Sample Master, el nuevo LIMS incorporó varias funciones que entusiasmaron tanto a los analistas como a la dirección. Entre ellas figuraban la posibilidad de crear números de identificación únicos para las muestras, definir las funciones y los niveles de permisos en Sample Master y la integración de instrumentos.
Hacer que el LIMS cree identificaciones de muestra únicas resuelve muchos posibles desafíos de administración de datos y acelera el proceso de inicio de sesión. Definir funciones específicas para el personal del laboratorio y, a continuación, definir qué funciones o permisos están disponibles para cada función supuso una enorme ventaja por varios motivos, entre los que se cuenta ahora con un proceso de aprobación definido (revisión, validación y aprobación) que cumpliría con los requisitos de cumplimiento de la NELAP. La integración de los instrumentos con Sample Master ha afectado considerablemente a la productividad del laboratorio, ya que se ha eliminado la introducción manual de datos y los analistas pueden dedicar más tiempo a analizar las muestras.
Un factor motivador clave para obtener un nuevo LIMS fue usarlo para reducir el trabajo requerido para mantener la acreditación con el cumplimiento de la TCEQ y la NELAP. Sample Master ha marcado una diferencia significativa, ya que PCS utiliza el proceso de aprobación y las funciones y permisos integrados en el LIMS para mejorar la calidad de los datos. La implementación de Sample Master también ha permitido eliminar una gran cantidad de formularios en papel y Excel; ahora todo está en el LIMS. Los auditores confían ahora en la calidad de los datos, pues saben que PCS cuenta con un LIMS de eficacia comprobada que ha sido optimizado para su laboratorio. También cabe mencionar que PCS está aprovechando la función de control de calidad y control de calidad de Sample Master para supervisar los resultados y reaccionar rápidamente ante posibles situaciones de incumplimiento. El personal del laboratorio y la dirección de PCS están muy satisfechos con Sample Master y esperan poder aprovechar más sus capacidades.
Casos de Éxito
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