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Long Beach Utilities elige el TITAN® LIMS de Confience por sus muchos puntos fuertes y su facilidad de uso.
Long Beach Utilities (LBU) brinda tres servicios públicos principales a casi 500,000 residentes y empresas, que incluyen: a) el suministro ininterrumpido de agua potable deliciosa y de alta calidad, b) el suministro seguro de gas natural y c) servicios de alcantarillado confiables. Durante más de 100 años, LBU ha brindado a sus clientes un suministro de agua potable limpio, confiable y de alta calidad. La planta de tratamiento de aguas subterráneas, una de las más grandes del país, puede producir 62 mg de agua a diario para la ciudad de Long Beach.
LBU mantiene un laboratorio de calidad del agua de última generación y realiza más de 60 000 pruebas al año para detectar más de 100 contaminantes del agua potable. Las pruebas programadas para monitorear la calidad del agua potable se llevan a cabo en los 10,000 pies cuadrados. El laboratorio de calidad del agua se encuentra en la planta de tratamiento de aguas subterráneas de la LBU y se realizan pruebas adicionales en las estaciones de pruebas de campo designadas en toda la ciudad. El laboratorio cuenta con una plantilla de 8 empleados a tiempo completo y está organizado en secciones: gestión de muestras, materia orgánica, química física general, microbiología y metales y minerales.
Su desafío
En 2014, la LBU pasó por un proceso de solicitud de propuesta (RFP) para reemplazar su LIMS existente. Elaboraron una lista de requisitos que su LIMS actual no podía cumplir, ya que sus reglas comerciales son dinámicas y la organización ha evolucionado. La lista incluía la posibilidad de importar y exportar los datos de las pruebas desde y hacia laboratorios contratados con un método probado para validar la precisión de los datos. Además, el uso de códigos de barras y tecnología de escaneo, no solo para la gestión de muestras, sino también para automatizar aún más las operaciones del laboratorio y aumentar la eficiencia. Además de los códigos de barras, la capacidad de integrarse con los instrumentos existentes era extremadamente importante. El equipo se dio cuenta de que se trataba de un área importante en la que la automatización podía reducir los costos, eliminar los errores de transcripción y acelerar el tiempo de entrega.
El equipo necesitaba la capacidad de hacer que los técnicos de campo realizaran pruebas en los lugares de análisis de muestras, ingresaran los datos de las pruebas en un dispositivo móvil como un teléfono inteligente o una tableta y transmitieran los datos en tiempo real al laboratorio. Disponer de esta capacidad es muy importante, ya que los técnicos de campo recorren diariamente un número significativo de lugares de muestreo y utilizaban principalmente métodos manuales para gestionar los datos de las muestras. En la actualidad, los métodos manuales incluían rellenar los datos en portapapeles de papel mientras se estaba sobre el terreno y volver a introducir los datos en el LIMS al regresar al laboratorio. Esto retrasó la obtención de las muestras por parte de los analistas y provocó errores de transcripción y pérdida de tiempo.
El objetivo del proyecto de reemplazo del LIMS era eliminar numerosos eventos de reingreso de datos. Además de los formularios en papel para la toma de muestras sobre el terreno, también se volvieron a introducir en el LIMS los datos procedentes de los instrumentos para la elaboración de informes. La LBU exigió que el nuevo LIMS se integrara con los instrumentos de laboratorio para poder importar los datos automáticamente y eliminar así los errores de transcripción. Además de la integración de los instrumentos, el laboratorio también necesitaba un método para importar automáticamente el trabajo subcontratado. Los datos de los subcontratos debían importarse automáticamente al LIMS, lo que eliminaba la necesidad de volver a introducir los datos.
Para cualquier laboratorio, el producto final son los datos en forma de informes. Un aspecto fundamental del nuevo LIMS era la capacidad de generar todos los informes necesarios para cumplir con los requisitos de presentación de informes estatales y federales, además de generar los datos electrónicos (EDD). El equipo tenía más de dos docenas de informes obligatorios, entre los que figuraban informes de gestión, informes de monitoreo rutinario interno (embalses, pozos, lagos, distribución, aguas residuales), informes reglamentarios, THM, HAA, VOC, plomo y cobre y metales.
La LBU necesitaba un nuevo LIMS que fuera más fácil de aprender e implementar. Esto fue especialmente importante a la hora de incorporar al nuevo personal de laboratorio. La capacidad de encontrar datos rápidamente con una herramienta de consulta y el fácil acceso a los procedimientos operativos estándar y a otra documentación del laboratorio eran capacidades adicionales de las que carecía el LIMS existente. El laboratorio sabía que disponer de una amplia gama de opciones de formación técnica garantizaría que sacarían el máximo provecho del nuevo LIMS. También exigieron migrar 12 años de datos de su antiguo sistema al nuevo LIMS para no perder ningún dato valioso al analizar las tendencias históricas.
Cynthia Andrews-Tate | Gerente de calidad del agua
Laboratorio de calidad del agua de Long Beach Utilities
Nuestra solución
Long Beach Utilities completó su competitivo proceso de RFP y eligió TITAN LIMS de Confience por su capacidad para cumplir con los requisitos funcionales de la RFP y por los más de 30 años de experiencia de Confience en la industria del agua y las aguas residuales. LBU quedó impresionada con el amplio conjunto de funciones de TITAN, que tenía puntos fuertes en todas las etapas del proceso de pruebas, empezando por una interfaz moderna e intuitiva y una herramienta de consulta fácil de usar que los usuarios consideraban más fácil de usar que los LIMS anteriores. También era esencial contar con un potente planificador de muestras, ya que la mayoría de sus trabajos de laboratorio están programados de antemano. TITAN está diseñado para ser altamente configurable y permitir a los usuarios definir y gestionar los flujos de trabajo y crear paneles gráficos que el usuario pueda definir. Además, LBU podría aprovechar más de 50 informes predefinidos en el LIMS, diseñados para ayudar a gestionar las operaciones diarias del laboratorio; estos informes incluían el trabajo atrasado, la producción, el tiempo de respuesta, la lista de trabajo y el control de calidad.
TITAN permite la transferencia de datos de pruebas entre la LBU y los laboratorios contratados, lo que resulta muy beneficioso en términos de mejorar la calidad de los datos y reducir el tiempo de respuesta. TITAN también ha facilitado al personal del laboratorio el acceso a la documentación esencial, como los procedimientos operativos estándar, la calibración de los instrumentos y los registros de formación de los empleados. TITAN proporciona a LBU la capacidad de crear una amplia variedad de informes de gestión, así como archivos EDD. Los EDD se pueden cargar automáticamente en el estado de California para enviar los datos sobre la calidad del agua a la base de datos de monitoreo de la calidad del agua (WQM) del estado.
Integración de instrumentos - Los ingenieros de Confience crearon un documento de requisitos para cada instrumento que se compartió con el equipo para revisarlo y aprobarlo antes de comenzar el desarrollo. Algunos instrumentos permiten recibir una lista de trabajo del LIMS, analizar las muestras e insertar los resultados antes de que la lista de trabajo se devuelva al LIMS. Este proceso reduce considerablemente la interacción humana y mejora la calidad de los datos, ya que no es necesario cortar y pegar en Excel ni volver a introducir los datos. Algunos instrumentos no admiten la posibilidad de importar listas de trabajo.
Para esos instrumentos, los ingenieros de Confience crearon herramientas para importar los datos que se exportan desde el LIMS, incluidas las marcas de fecha y hora de la importación y la información del instrumento que creó el archivo. Además, Confience proporcionó un documento de requisitos fácil de auditar para que cualquier persona pueda ver qué datos se generan y dónde se colocan en el LIMS, junto con cualquier información adicional, como diluciones, cálculos, etc. Los datos del instrumento se pueden importar a pedido o se pueden programar para que se importen de forma cronometrada.
Instrumentos interconectados con el LIMS:
Varian 4000 GC/MS
Dionex ICS 3000
Varian 2000 GC/MS
Agilent ICP-MS 7500
Varian 450 GC/ECD Galaxy
QuickChem 8500 serie 2
OI Analytical Aurora TOC
HACH DRY 6000
POR AA3300
Alcalinidad T50 de Mettler Toledo
Dionex ICS 2000
Recopilación de datos de campo - Un área de importantes ahorros de costos e impacto que TITAN ha logrado en la organización se refiere a su proceso de análisis de muestras de campo. Antes de implementar TITAN, los técnicos de campo de la LBU visitaban 56 sitios de pruebas de campo cada semana, sin incluir los 33 tanques de depósito y los 28 pozos de agua potable de los que se tomaban muestras mensualmente. En cada sitio, los técnicos ingresaban los datos de campo en una hoja de trabajo en papel, regresaban al laboratorio y transferían manualmente los datos de campo a un formulario de cadena de custodia (COC). Luego, los datos se ingresarían manualmente en el LIMS. El COC y las muestras se transferirían a un analista de laboratorio especializado en microbiología, quien luego volvería a introducir los datos de campo en una hoja de trabajo del LIMS. Este paso requeriría mucho tiempo, ya que tendrían que introducir detalles adicionales, como las mediciones de cloro residual y de pH. Además de ser un proceso muy costoso y lento, había numerosas oportunidades de que se produjeran errores en la transcripción de los datos que podían provocar problemas de calidad de los datos.
Una vez TITAN iMobile ® se implementó, las cosas mejoraron drásticamente. iMobile es una solución móvil, integrada con el LIMS, que permite a los técnicos de campo introducir los datos de campo en una tableta en un sitio de pruebas de campo. Como la tableta está conectada a Internet a través de una conexión móvil, iMobile puede sincronizarse con TITAN en el laboratorio y cargar los datos de campo en el LIMS. iMobile también puede generar una cadena de custodia (COC) electrónica y tanto el COC como los datos de campo se pueden transferir a los analistas del laboratorio incluso antes de que las muestras se registren físicamente.
Los beneficios que TITAN e iMobile han aportado a LBU son convincentes. Esta solución ha eliminado la introducción y el reingreso manuales de datos y resmas de papel. El tiempo ahorrado al eliminar estas actividades manuales fue enorme. LBU calculó que la implementación de TITAN con iMobile supone un ahorro de 60 minutos al día por técnico. Los ahorros básicamente permitieron pagar el hardware (tabletas para el personal de campo) y el software de iMobile en menos de 12 meses. El tiempo necesario para analizar las muestras se ha reducido considerablemente, al igual que el número de errores de transcripción.
Resumen - A pesar de que se invirtió una cantidad considerable de esfuerzo en el proyecto LIMS, desde la selección del nuevo LIMS hasta la implementación de muchas mejoras y personalizaciones nuevas (informes y EDD), fue una buena inversión. TITAN LIMS ha aumentado drásticamente la capacidad del laboratorio para satisfacer las demandas de entrega rápida de datos de alta calidad, al tiempo que reduce el desperdicio y maximiza la eficiencia del equipo del laboratorio. Al eliminar una cantidad significativa de papel, junto con muchas tareas manuales y rutinarias, el equipo del laboratorio puede centrarse en los análisis químicos y microbiológicos. El nuevo LIMS, junto con la integración de instrumentos, iMobile para la recopilación de datos de campo y los informes electrónicos, no solo han ahorrado tiempo y dinero, sino que también han aumentado la confianza a la hora de generar datos de alta calidad en el moderno laboratorio de Long Beach.
Casos de Éxito
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