Maximize a Eficiência: 5 Dicas para Otimizar o Gerenciamento de Dados Laboratoriais

Com o avanço da tecnologia e o crescimento exponencial do volume de dados, os laboratórios precisam adotar estratégias mais eficientes de gerenciamento de informações para garantir precisão, aumentar a produtividade e manter conformidade com os padrões regulatórios. A seguir, apresentamos cinco dicas essenciais para otimizar a gestão de dados laboratoriais de forma segura e eficiente.

1. Utilize um Sistema de Gerenciamento de Informações Laboratoriais (LIMS)

Investir em um sistema moderno como o myLIMS é fundamental para gerenciar o rastreamento de amostras, entrada de dados, análises e relatórios em uma única plataforma, minimizando o manuseio manual e reduzindo erros potenciais. O LIMS permite:

- Garantir a qualidade dos dados desde a coleta da amostra até a conclusão do projeto.
- Manter conformidade robusta e gestão de riscos proativa em toda a operação.
- Otimizar o desempenho do laboratório com base em indicadores (KPIs) confiáveis.

2. Padronize a entrada de dados

O myLIMS simplifica e padroniza a entrada de dados por meio de modelos pré-definidos e controlados por versão, personalizados conforme os testes e análises do seu laboratório. Esses modelos garantem que todas as informações necessárias sejam registradas de maneira consistente, reduzindo variações e erros humanos.

Campos como ID da amostra, data e hora da coleta, e tipo de teste são pré-configurados, assegurando consistência. Além disso, o sistema utiliza vocabulários controlados e menus suspensos, eliminando erros de digitação e interpretações divergentes.

O myLIMS também permite a captura direta de dados dos instrumentos do laboratório, via códigos de barras ou integração com outros sistemas. Essa automação reduz a intervenção manual e garante maior integridade e rastreabilidade dos dados.

3. Validação de dados e controle de qualidade

A validação de dados é essencial para confirmar que as informações coletadas são precisas, completas e coerentes com os padrões estabelecidos. O myLIMS valida automaticamente os dados de acordo com critérios definidos, alertando o usuário sobre anomalias e assegurando a integridade ao longo de todo o fluxo de trabalho.

O sistema pode ser configurado para verificar se os valores inseridos estão dentro de faixas aceitáveis e se todos os campos obrigatórios foram preenchidos. Essa verificação imediata evita o registro de dados incorretos na origem.

Além disso, o myLIMS gerencia o agendamento e o registro de amostras de controle e calibração de instrumentos, garantindo que verificações críticas de qualidade ocorram em intervalos regulares. Ele também realiza análises estatísticas para identificar tendências e alertar sobre resultados fora dos limites estabelecidos, permitindo ações corretivas imediatas.

4. Automatize tarefas laboratoriais

Aproveite os recursos de automação do myLIMS para agendar amostras, realizar cálculos, emitir alertas e gerar relatórios automaticamente. Isso melhora a eficiência operacional e reduz a dependência de tarefas manuais repetitivas.

Com o agendamento automático, é possível criar planos de amostragem de curto e longo prazo, evitando esquecimentos e garantindo a conformidade com exigências regulatórias. Além disso, o myLIMS executa cálculos complexos, aciona regras de negócio e integra-se a outros sistemas, como ERPs, para garantir o fluxo contínuo de informações.

O sistema também pode enviar e-mails, mensagens de texto e relatórios automaticamente sempre que o status de um registro mudar — por exemplo, quando um produto falhar em um teste ou quando os resultados forem liberados para o cliente. Essa automação acelera a comunicação e aumenta a produtividade do laboratório.

5. Controles de acesso e trilhas de auditoria

A segurança e a rastreabilidade dos dados são garantidas no myLIMS por meio de controles de acesso e trilhas de auditoria detalhadas. A definição de papéis e permissões assegura que apenas usuários autorizados possam inserir ou modificar informações, prevenindo alterações indevidas.

As trilhas de auditoria mantêm um registro completo de todas as ações realizadas — incluindo inserções, modificações e exclusões — com data, hora e identificação do usuário. Esses registros não apenas ajudam a monitorar a integridade dos dados, mas também são essenciais para o atendimento a normas como ISO 17025, FDA 21 CFR Part 11, TNI/NELAC e boas práticas de laboratório (GLP/GMP).

Conclusão

Um gerenciamento eficiente de dados é essencial para o sucesso e a sustentabilidade de qualquer laboratório. Com um LIMS robusto como o myLIMS, padronização de dados, validação automatizada, controle de qualidade, automação de tarefas e trilhas de auditoria seguras, é possível alcançar altos níveis de eficiência e integridade das informações.

Essas práticas não apenas otimizam as operações laboratoriais, como também elevam a qualidade e a confiabilidade dos resultados. Quer saber mais sobre como o myLIMS pode transformar a gestão do seu laboratório? Entre em contato com a Confience e solicite uma demonstração.

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