Mehr Proben bedeuten nicht automatisch mehr Wachstum

Das Wichtigste in Kürze

• Für ein Auftragslabor bedeuten mehr Proben nicht automatisch mehr Wachstum. Manuelle Tätigkeiten, voneinander getrennte Werkzeuge und das Wissen einzelner Personen können zusätzliches Volumen in Verzögerungen, Wiederholungsanalysen, Fehler und Verwaltungsaufwand verwandeln.
• Typische Warnzeichen sind Kunden, die ständig nach dem Stand fragen, Informationen in Tabellen, Abläufe, die sich je nach Person oder Schicht unterscheiden, wiederholte Analysen und manuell erstellte Berichte.
• Echte Skalierbarkeit bedeutet, dass Informationen vom Probeneingang bis zur Übermittlung des Endergebnisses durchgängig fließen.
• Ein LIMS wie WinLIMS bündelt zusammen mit einem Kundenportal die Laborabläufe und gibt Kunden per Self-Service Einblick in Aufträge, Status und Berichte.

Für ein Auftragslabor bedeutet Wachstum meist mehr Kunden, mehr Aufträge und ein höheres Probenaufkommen. Doch jede Probe bringt mehr mit sich als analytische Arbeit. Hinzu kommen spezifische Anforderungen an die Probenannahme, Prioritäten, zugesagte Bearbeitungszeiten, Berichtsformate und Erwartungen an die Kommunikation.

Diese Nachfrage zu bewältigen, ohne das Kundenerlebnis zu beeinträchtigen, kann zunehmend schwierig werden. Das Problem liegt nicht immer an fehlendem Personal oder mangelnder Analysekapazität. Wenn Abläufe auf manuellen Tätigkeiten, voneinander getrennten Werkzeugen und dem Wissen einzelner Personen beruhen, kann zusätzliche Arbeit zu Verzögerungen, Wiederholungsanalysen, Fehlern und mehr Verwaltungsaufwand führen.

Das Team verbringt dann mehr Zeit damit, Informationen zu suchen, Anfragen zu beantworten und Probleme zu lösen. Das Labor bearbeitet womöglich mehr Proben, ohne dadurch effizienter oder wirtschaftlicher zu arbeiten.

Anzeichen dafür, dass Wachstum betriebliche Probleme verursacht

Betriebliche Probleme entstehen selten über Nacht. Meist beginnen sie mit kleinen Veränderungen, die sich mit steigenden Kunden- und Probenzahlen summieren und schließlich sowohl die Servicequalität als auch die Wahrnehmung durch die Kunden beeinträchtigen.

Folgende Anzeichen können darauf hinweisen, dass die Laborprozesse angepasst werden müssen:

1. Kunden fragen häufig über verschiedene Kommunikationskanäle nach dem aktuellen Stand.
2. Das Team benötigt Tabellen oder voneinander getrennte Anwendungen, um Informationen zu finden.
3. Abläufe unterscheiden sich je nach Person oder Schicht.
4. Manche Analysen müssen wiederholt werden, wodurch sich die Ergebnisübermittlung verzögert.
5. Abschlussberichte werden für jede Probe manuell erstellt. Das erhöht den Verwaltungsaufwand und das Risiko von Unstimmigkeiten.

Für sich genommen mag jede dieser Situationen beherrschbar erscheinen. Zusammen zeigen sie jedoch einen Betrieb, der immer mehr Aufwand benötigt, um das gleiche Kundenerlebnis zu bieten. Mit jedem neuen Kunden nimmt diese Komplexität zu.

Die Folgen treffen auch die Kunden. Wenn sie wiederholt nachfragen müssen, Informationen über verschiedene Kanäle erhalten oder den Status ihrer Proben nicht kennen, wird Unsicherheit Teil der Dienstleistung. Auf Dauer kann diese mangelnde Transparenz das Vertrauen schwächen, das sich das Labor erarbeitet hat.

Die entscheidende Frage

Sind manuelle Tätigkeiten und fragmentierte Informationen erkannt, geht es nicht mehr allein darum, wie viele Proben das Labor bearbeiten kann. Entscheidend ist, ob seine Prozesse dieses Wachstum tragen können.

Fließen die Informationen vom Probeneingang bis zur Übermittlung des Endergebnisses durchgängig, oder ist jeder Schritt auf mehrere Anwendungen, Aufzeichnungen und Abstimmungen angewiesen?

Die Antwort zeigt, ob ein Betrieb lediglich zusätzliche Arbeit auffängt oder tatsächlich für Wachstum gerüstet ist. Skalierbarkeit bedeutet, auch bei steigender Nachfrage, höheren Probenzahlen und individuellen Kundenanforderungen einen schnellen, zuverlässigen und hochwertigen Service zu bieten.

Technologie sollte daher nicht nur die Bearbeitungskapazität des Labors erhöhen. Sie sollte Informationen leichter zugänglich machen, manuelle Tätigkeiten reduzieren und in jeder Phase der Dienstleistung ein einheitliches Kundenerlebnis unterstützen.

Die Rolle von Confience

Auf diesem Grundgedanken basiert WinLIMS, das Laborinformationsmanagementsystem (LIMS) von Confience. Die Plattform bündelt Laborabläufe in einer Umgebung: von der Registrierung der Proben und der Erfassung der Ergebnisse über das Geräte- und Bestandsmanagement bis zur Erstellung der Abschlussberichte.

Da die Informationen miteinander verknüpft sind, findet das Team benötigte Daten, ohne auf separate Dateien, isolierte Nachrichten oder das Wissen einer einzelnen Person angewiesen zu sein. Das unterstützt einheitlichere Prozesse und ermöglicht es dem Labor, ein höheres Arbeitsvolumen mit mehr Überblick zu bewältigen.

Das Kundenportal erweitert diese Vorteile über das Labor hinaus. Kunden können darüber:

• Aufträge mit mehreren Analysen einreichen.
• Den aktuellen Status ihrer Aufträge prüfen.
• Berichte einsehen und herunterladen.
• Auf frühere Aufträge und Ergebnisse zugreifen.

Sobald ein Auftrag angenommen wurde, kann das Labor die lückenlose Dokumentation der Probenkette (Chain of Custody) anlegen und die Rückverfolgbarkeit der Proben während des gesamten Prozesses sicherstellen. So haben Team und Kunde klare Informationen über den Fortschritt der Dienstleistung.

Ziel ist es nicht, die Kommunikation mit Kunden abzuschaffen. Kunden sollen lediglich nicht anrufen oder E-Mails schreiben müssen, um Informationen zu erhalten, die bereits verfügbar sein sollten. Mehr Transparenz kann unnötige Rückfragen verringern, sodass sich das Labor auf die Probenbearbeitung und die Ergebnisübermittlung konzentrieren kann.

Auf Wachstum vorbereiten

Das größte Wachstumshindernis für ein Auftragslabor ist nicht immer seine Analysekapazität. Häufig ist es die betriebliche Komplexität, die jeder neue Kunde mit sich bringt: zusätzliche Aufträge, Proben, Prioritäten, Ergebnisse und Erwartungen, die koordiniert werden müssen.

Confience kennt sowohl die technologischen Herausforderungen als auch die betrieblichen und geschäftlichen Anforderungen von Auftragslaboren. Ein LIMS hilft dem Labor, sich vorzubereiten, bevor steigende Nachfrage die Effizienz oder Servicequalität beeinträchtigt.

Ein für Wachstum gerüstetes Labor kann nicht einfach nur mehr Proben bearbeiten. Es kann seinen Betrieb ausweiten, ohne die interne Kontrolle, einheitliche Prozesse oder das Vertrauen der Menschen zu verlieren, die auf seine Ergebnisse angewiesen sind.

Häufig gestellte Fragen

Warum bedeuten mehr Proben für ein Auftragslabor nicht automatisch mehr Wachstum?

Jede neue Probe bringt Anforderungen an die Probenannahme, Prioritäten, zugesagte Bearbeitungszeiten, Berichtsformate und Erwartungen an die Kommunikation mit sich. Wenn Abläufe auf manuellen Tätigkeiten, getrennten Werkzeugen und dem Wissen einzelner Personen beruhen, führt zusätzliches Volumen zu Verzögerungen, Wiederholungsanalysen, Fehlern und mehr Verwaltungsaufwand. Das Labor bearbeitet dann mehr Proben, ohne effizienter oder wirtschaftlicher zu arbeiten.

Woran erkennt man, dass Wachstum im Labor betriebliche Probleme verursacht?

Typische Anzeichen sind Kunden, die häufig über verschiedene Kanäle nach dem Stand fragen, ein Team, das Tabellen oder getrennte Anwendungen benötigt, um Informationen zu finden, Abläufe, die sich je nach Person oder Schicht unterscheiden, Analysen, die wiederholt werden müssen und Ergebnisse verzögern, sowie Abschlussberichte, die für jede Probe manuell erstellt werden.

Wie hilft ein LIMS einem Auftragslabor, zu wachsen, ohne das Kundenerlebnis zu beeinträchtigen?

Ein LIMS wie WinLIMS bündelt Probenregistrierung, Ergebniserfassung, Geräte- und Bestandsmanagement sowie Berichtserstellung in einer Umgebung. Über das Kundenportal können Kunden Aufträge mit mehreren Analysen einreichen, den Auftragsstatus prüfen, Berichte herunterladen und auf frühere Aufträge zugreifen. Das verringert unnötige Rückfragen und hält den Service auch bei steigender Nachfrage einheitlich.

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