El ajuste perfecto: consejos de expertos para seleccionar un LIMS

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Emprender el viaje para comprar o actualizar su Sistema de Gestión de la Información de Laboratorio (LIMS) es una tarea importante y compleja. Sin embargo, con algunos trabajos preliminares, los beneficios en términos de ahorro de tiempo y dinero, junto con las mejoras en los procesos, son sustanciales.

Antes de profundizar en su investigación, es importante comprender que no todos los LIMS comerciales listos para usar (COTS) se crean de la misma manera. Evaluar a cada proveedor y sus ofertas con las herramientas y guías adecuadas, incluida la información de esta publicación, será de gran ayuda. Tener una idea clara de las necesidades, los objetivos y el presupuesto de su laboratorio debe ser un requisito previo antes de considerar los siguientes criterios.

‍Reputación y experiencia del proveedor:

Busque un proveedor bien establecido con un historial comprobado de éxito. Sumérjase en estudios de casos y las opiniones de los clientes y, si es posible, hablar directamente con los clientes de referencia. Asegúrese de que la empresa sea conocida por aprovechar la última tecnología y por ofrecer opciones integrales de capacitación y soporte. Revise los antecedentes y las credenciales de los empleados para evaluar su experiencia. Identifique cualquier certificación que posea el proveedor que refleje sus procesos de calidad y/o seguridad. Tenga en cuenta que más grande no significa necesariamente mejor en términos de la solución LIMS o de los servicios profesionales ofrecidos.

Tecnología:

La capacidad de mantenerse al día con la tecnología en continuo cambio es de suma importancia a la hora de elegir el proveedor de LIMS adecuado. El cumplimiento de los estándares de software modernos y la adopción de nuevas herramientas son una parte importante para garantizar que un LIMS respalde al laboratorio tanto hoy como en el futuro previsible.

Pregunte en qué código está escrito el software. Descubra si la solución ofrece varias opciones de transferencia de datos, como una API de recuperación, servicios web, transferencia de archivos planos e integración de una base de datos a otra. Determine qué herramientas de generación de informes se ofrecen.

Para las soluciones SaaS, pregunte dónde está alojada la base de datos (estado/país), qué certificaciones de seguridad existen, quién es el propietario de los datos y la disponibilidad de la solución/plataforma. Descubra lo fácil que es obtener una copia de seguridad de los datos. Solicite información sobre la asistencia técnica que se brinda a los clientes y sobre cómo se accede a esa asistencia.

Además, es útil conocer otros recursos disponibles para los usuarios de LIMS, como cursos de formación, una base de conocimientos, libros blancos, grupos de usuarios o un portal de soporte.

Costo de propiedad:

Evalúe lo que obtiene por su dinero en términos de las funciones que satisfacen las necesidades de su laboratorio. Realice un análisis exhaustivo de la relación costo-beneficio y solicite una evaluación del retorno de la inversión (ROI). Determine la capacidad de configuración del sistema: ¿puede el laboratorio crear sus propios informes o necesitará la participación del departamento de TI o del proveedor?

Considere si será necesario realizar personalizaciones para que el sistema funcione correctamente para su organización y, de ser así, en qué costos se puede incurrir. Pregúntese sobre el tiempo de generación de valor (TTV) durante la implementación: ¿con qué rapidez tendrán los usuarios acceso al sistema y cuándo la transferencia de conocimientos les permitirá utilizar el LIMS de forma viable?

Infórmese sobre los cargos de actualización: ¿están incluidos en los costos anuales, como la implementación de SaaS, o se debe comprar un contrato de soporte? Solicite información sobre la frecuencia de las actualizaciones de las versiones y sobre cualquier posible tiempo de inactividad durante su implementación.

Usabilidad:

El software debe ser fácil de usar y estar diseñado para una rápida adopción en toda la organización. Para facilitar esto, los usuarios deben tener acceso a recursos de formación exhaustivos y a un soporte dedicado, incluido el acceso directo a un ingeniero de soporte cuando sea necesario.

El software debe adaptarse a la terminología específica del laboratorio ofreciendo subtítulos configurables, lo que permite a los usuarios trabajar con un lenguaje familiar en lugar de limitarse a los términos predeterminados del software.

Además, es esencial evaluar los requisitos de mantenimiento continuo y la inversión necesaria para mantener el software actualizado y en pleno funcionamiento, garantizando la eficiencia y la fiabilidad a largo plazo.

Características principales:

El software debe ofrecer una navegación intuitiva y un acceso sólido a los datos a través de funciones como la clasificación, la agrupación, las opciones de desglose y las capacidades de búsqueda avanzada. Debe permitir a los usuarios exportar datos en los formatos más utilizados, incluidos Excel, texto y XML, y el acceso debe regirse por los roles y permisos de usuario adecuados.

El software debe cumplir con múltiples estándares regulatorios y proporcionar una funcionalidad uniforme en todos los módulos para permitir una adopción fluida por parte del personal.

Las funciones clave adicionales deben incluir flujos de trabajo configurables, un reordenamiento flexible de los campos de datos para alinearlos con los flujos de trabajo de los usuarios y la capacidad de guardar configuraciones personalizadas, sin dejar de cumplir con las convenciones operativas estándar.

Seguridad:

Es crucial priorizar consideraciones de seguridad para garantizar la integridad de los datos, confidencialidad y cumplimiento de las normas reglamentarias. Estos son los factores de seguridad clave que hay que evaluar:

• Controles de acceso basados en roles o usuarios

• Inicio de sesión único (SSO)

• Cifrado de datos

• Registros de auditoría

• Cumplimiento de las normas, tales como 21 CFR Parte 11

• Seguridad del centro de datos

• Monitoreo continuo y respuesta a incidentes

• Respaldo y recuperación de datos

• Prácticas y certificaciones de seguridad de los proveedores

• Acuerdos de nivel de servicio (SLA)

Conclusión:

Al evaluar meticulosamente estos criterios, puede seleccionar con confianza un LIMS que se alinee con los requisitos únicos de su laboratorio y maximice el retorno de la inversión.

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