Harris County (TX) Pollution Control Services wählt das LIMS Sample Master® von Confience zur Optimierung des Labors
Manuelle Eingaben und Papier wurden weitgehend eliminiert, die Analysten haben mehr Zeit für die Analyse und der Aufwand für die Einhaltung der Vorschriften wurde reduziert.
Seit mehr als 65 Jahren setzt sich die Abteilung Pollution Control Services (PCS) von Harris County dafür ein, den Bürgern von Harris County, Texas, saubere Luft und sauberes Wasser zu garantieren, und zwar im Einklang mit dem Schutz der öffentlichen Gesundheit, dem Schutz von Eigentum und dem Schutz von Pflanzen, Tieren und Meereslebewesen. Die Abteilung für Labordienstleistungen analysiert routinemäßig die Abwässer der ca. 175 industriellen und 450 kommunalen genehmigten Abwasseranlagen in Harris County und bietet analytische Unterstützung für die verschiedenen Programme und Dienstleistungen innerhalb der Abteilung PCS.
Das Labor des Harris County Pollution Control Services (PCS) Department ist durch das National Environmental Laboratory Accreditation Program (NELAP) unter der Aufsicht der Texas Commission on Environmental Quality (TCEQ) akkreditiert und kann chemische und mikrobiologische Analysen für eine Vielzahl von Umweltproben wie Luft, Wasser, Boden und feste Abfälle durchführen. Diese Analysen umfassen klassische Wasserqualitätsparameter wie BSB, pH-Wert, Nährstoffe, E. coli usw. sowie instrumentelle Techniken wie toxische Metalle und organische Schadstoffe.
Das Labor bietet außerdem Analysedienste und Qualitätssicherung für die gemeinsame Regenwassergenehmigung von Harris County, der Stadt Houston und dem Texas Department of Transportation. Zu den anderen Organisationen, die die Dienste des Labors in Anspruch nehmen, gehören die Abteilung für Umweltdurchsetzung von Harris County, der Hochwasserkontrollbezirk und verschiedene Gemeinden.
Ihre Herausforderung
Mehr als 20 Jahre lang nutzte das Labor der Abteilung für Verschmutzungskontrolle eine interne Datenverwaltungslösung, die in Microsoft Access entwickelt wurde. Die Anwendung (intern Poll Tracking LIMS oder PTL genannt) diente in dieser Zeit als ihr Labor-Informations-Management-System (LIMS). Die IT-Abteilung entwickelte Aktualisierungen und Erweiterungen, und dieser Prozess setzte sich in den nächsten 20 Jahren fort. Obwohl PTL funktional war, wies es einige erhebliche Mängel auf, die sich auf die Datenqualität und die Produktivität des Labors auswirkten. Zu diesen Herausforderungen gehörten:
- Das System wurde nicht für die Erstellung von Audit-Pfaden konzipiert.
- Das System war nicht in der Lage, eindeutige Proben-IDs zu erstellen.
- Das System war nicht in der Lage, Electronic Data Deliverables (EDD) zu erstellen oder zu verwenden.
- Das System verfügte nicht über eine einfache Lösung für die Berichterstattung – die Erstellung/Änderung von Berichten war von der IT-Abteilung abhängig.
- Das Labor musste sich an ein System anpassen, das nicht speziell für sie konzipiert war.
Das Labor stand auch vor der Herausforderung, das Akkreditierungsverfahren für die texanische Kommission für Umweltqualität (TCEQ) abzuschließen. Die TCEQ ist für die Prüfung von Wasser- und Abwasserlabors in Texas zuständig, um die Einhaltung des National Environmental Laboratory Accreditation Program (NELAP) zu gewährleisten. NELAP verlangt von den Laboren, dass sie bei der Meldung von Proben mit kurzen Haltezeiten Metriken wie Entnahmezeit und Analysezeit dokumentieren. Leider war das von PCS verwendete LIMS nicht dafür ausgelegt, diese Daten automatisiert zu erfassen, sodass es für die Labormitarbeiter eine Herausforderung war, diese Daten zu verwalten und sie dann in die bestehenden Berichte zur Einhaltung der NELAP-Vorschriften einzufügen.
Andere Unzulänglichkeiten des LIMS führten zu Problemen für PCS. Es gab keine QA/QS-Funktionen wie die Möglichkeit, Ergebnisse grafisch darzustellen und Qualitätsregelkarten zu erstellen. Infolgedessen musste das Labor QA/QS-Vorlagen in Microsoft Excel erstellen – nicht sehr effizient. Diese unterschiedlichen Tools erzeugten eine große Menge an Papier, was regelmäßig zu Problemen mit der Datenqualität führte. Da die Geräte des Labors nicht mit dem LIMS verbunden waren, dauerte die Durchlaufzeit von Probenuntersuchungen merklich länger – ein Umstand, den das Personal und die Geschäftsführung ändern wollten.
Michael Cantu | Laborleiter
Harris County Pollution Control Services
Unsere Lösung
Nachdem Harris County Pollution Control Services mehr als 20 Jahre lang ein selbst entwickeltes Poll-Tracking-LIMS verwendet hatte, erhielt das Unternehmen 2016 endlich die Genehmigung, ein kommerzielles, handelsübliches Labor-Informations-Management-System zu kaufen. Mehrere Jahre lang hatte PCS diese Forderung an die Geschäftsleitung herangetragen, konnte aber die Finanzierung aus dem Haushalt nicht sicherstellen. Im Jahr 2016 erhielt PCS schließlich die Genehmigung zur Finanzierung und durchlief ein formelles Ausschreibungsverfahren (Request for Proposal, RFP).
PCS zog mehrere LIMS-Produkte in Betracht und entschied sich schließlich für das LIMS Sample Master von Confience. Die Hauptgründe für die Wahl von Sample Master waren die Benutzerfreundlichkeit, die Konfigurierbarkeit, der für Umweltlabors optimale Funktionsumfang und der langjährige Ruf von Confience für seine Implementierungskompetenz und den hervorragenden Kundensupport. Confience arbeitete mit dem PCS-Laborpersonal zusammen, um Sample Master zu implementieren. Das PCS-Personal bestand aus einem Laborleiter, zwei Laborleitern, einem Laboraufseher (Anmelde-Spezialist), vier Analytikern und einem LIMS-Administrator – QA/QS-Beauftragten.
Nachdem PCS Sample Master in Betrieb genommen hatte, konnte das Labor unmittelbar davon profitieren. Nach einer anfänglichen Vor-Ort-Schulung durch Confience lernten die Analysten den Umgang mit Sample Master und den Übergang vom LIMS Poll Tracking. Nachdem das Labor Sample Master in Betrieb genommen hatte, bot das neue LIMS eine Reihe von Funktionen, die sowohl die Analysten als auch das Management begeisterten. Dazu gehören die Möglichkeit, eindeutige Proben-ID-Nummern zu erstellen, definierte Rollen und Berechtigungsstufen innerhalb von Sample Master sowie die Integration von Geräten.
Die Erstellung eindeutiger Proben-IDs durch das LIMS löst viele potenzielle Probleme bei der Datenverwaltung und beschleunigt den Anmeldeprozess. Die Definition spezifischer Rollen für das Laborpersonal und die Festlegung, welche Funktionen oder Berechtigungen für die einzelnen Rollen zur Verfügung stehen, war aus mehreren Gründen von großem Vorteil, u. a. weil nun ein definierter Genehmigungsprozess (Überprüfung/Validierung/Genehmigung) zur Verfügung steht, der die NELAP-Anforderungen erfüllt. Die Integration der Geräte in Sample Master hat sich erheblich auf die Produktivität des Labors ausgewirkt, da die manuelle Eingabe entfällt und die Analysten mehr Zeit für die Probenanalyse aufwenden können.
Ein wichtiger Motivationsfaktor für die Anschaffung eines neuen LIMS war die Verringerung des Arbeitsaufwands für die Aufrechterhaltung der Akkreditierung bei der TCEQ und der NELAP-Konformität. Sample Master hat einen bedeutenden Unterschied gemacht, da PCS den Genehmigungsprozess und die in das LIMS integrierten Rollen/Berechtigungen nutzt, um die Datenqualität zu verbessern. Die Einführung von Sample Master hat auch eine Menge Papier und Excel-Formulare überflüssig gemacht – alles ist jetzt im LIMS enthalten. Die Auditoren können sich nun auf die Datenqualität verlassen, da sie wissen, dass PCS über ein bewährtes LIMS verfügt, das für sein Labor optimiert wurde. Es sollte auch erwähnt werden, dass PCS die QA/QS-Funktion in Sample Master nutzt, um die Ergebnisse zu überwachen und schnell auf potenzielle Konformitätsverletzungen zu reagieren. Die Labormitarbeiter und die Geschäftsleitung von PCS sind mit Sample Master sehr zufrieden und freuen sich darauf, noch mehr von dessen Möglichkeiten zu nutzen.
Customer Success Stories
Confience verhilft Microban® zu einer beispiellosen Produktivität mit dem LIMS Sample Master®
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