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Long Beach Utilities wählt das LIMS TITAN® von Confience wegen seiner vielen Stärken und Benutzerfreundlichkeit.
Long Beach Utilities (LBU) bietet fast 500.000 Einwohnern und Unternehmen drei Hauptversorgungsleistungen an: a) die zuverlässige Versorgung mit hochwertigem, wohlschmeckendem Trinkwasser, b) die sichere Versorgung mit Erdgas und c) eine zuverlässige Abwasserentsorgung. Seit über 100 Jahren versorgt die LBU ihre Kunden mit sauberem, hochwertigem und zuverlässigem Trinkwasser. Die Grundwasseraufbereitungsanlage, eine der größten des Landes, kann täglich 62 MG Wasser für die Stadt Long Beach produzieren.
Das LBU unterhält ein hochmodernes Wasserqualitätslabor und führt jährlich über 60.000 Tests durch, bei denen über 100 Trinkwasserverunreinigungen untersucht werden. Regelmäßige Tests zur Überwachung der Trinkwasserqualität werden in der 10.000 Quadratmeter großen Anlage durchgeführt. Das Wasserqualitätslabor befindet sich in der Grundwasseraufbereitungsanlage der LBU und zusätzliche Tests werden an ausgewiesenen Feldteststationen in der ganzen Stadt durchgeführt. Das Labor beschäftigt 8 Vollzeitmitarbeiter und ist in die Abteilungen Probenmanagement, Organik, Allgemeine Physikalische Chemie, Mikrobiologie sowie Metalle & Mineralien unterteilt.
Ihre Herausforderung
Im Jahr 2014 führte die LBU ein Ausschreibungsverfahren durch, um ihr bestehendes LIMS zu ersetzen. Sie hatten eine Liste von Anforderungen entwickelt, die ihr bestehendes LIMS nicht erfüllen konnte, da ihre Geschäftsregeln dynamisch sind und die Organisation sich weiterentwickelt hat. Die Liste umfasste die Möglichkeit, Prüfdaten von und zu Vertragslaboren zu importieren und zu exportieren und dabei eine bewährte Methode zur Validierung der Genauigkeit der Daten anzuwenden. Auch der Einsatz von Barcode- und Scantechnologie, nicht nur für die Probenverwaltung, sondern zur weiteren Automatisierung von Laborabläufen und zur Steigerung der Effizienz. Neben der Barcodierung war auch die Möglichkeit der Integration mit bestehenden Geräten äußerst wichtig. Das Team erkannte, dass dies ein wichtiger Bereich war, in dem die Automatisierung die Kosten senken, Transkriptionsfehler eliminieren und die Durchlaufzeit verkürzen konnte.
Das Team benötigte die Möglichkeit, dass Techniker vor Ort Tests durchführen, Testdaten in ein mobiles Gerät wie ein Smartphone oder Tablet eingeben und die Daten in Echtzeit an das Labor übertragen können. Das ist sehr wichtig, da die Außendienstmitarbeiter täglich eine große Anzahl von Probenahmestellen abdecken und bei der Verwaltung der Probendaten überwiegend auf manuelle Methoden zurückgreifen. Bisher wurden die Daten während des Einsatzes auf Papierklemmbrettern eingetragen und nach der Rückkehr ins Labor erneut in das LIMS eingegeben. Dies führte dazu, dass die Analysten die Proben nicht erhielten, was wiederum zu Transkriptionsfehlern und Zeitverschwendung führte.
Der Schwerpunkt des LIMS-Auswechselprojekts lag auf der Beseitigung zahlreicher Datenwiedereingaben. Zusätzlich zu den Papierformularen für die Probenahme vor Ort wurden die Daten aus den Geräten für die Berichterstattung in das LIMS eingegeben. LBU wollte, dass das neue LIMS mit den Laborgeräten integriert wird, damit die Daten automatisch importiert werden können und somit Übertragungsfehler vermieden werden. Neben der Geräteintegration benötigte das Labor auch eine Methode zum automatischen Import von Arbeiten, die an Unterauftragnehmer vergeben wurden. Die Daten von Unterverträgen sollten automatisch in das LIMS importiert werden, damit die Daten nicht erneut eingegeben werden müssen.
Das Endprodukt eines jeden Labors sind Daten in Form von Berichten. Ein entscheidender Aspekt des neuen LIMS war die Möglichkeit, alle Berichte zu erstellen, die zur Erfüllung der staatlichen und bundesstaatlichen Meldevorschriften erforderlich sind, sowie elektronische Datenlieferungen (EDDs). Das Team musste mehr als zwei Dutzend Berichte erstellen, darunter Managementberichte, interne Routineüberwachungsberichte (Reservoirs, Brunnen, Seen, Verteilung, Abwasser), behördliche Berichte, THM, HAA, VOC, Blei und Kupfer sowie Metalle.
LBU benötigte ein neues LIMS, das einfacher zu erlernen und einzusetzen sein sollte. Dies war besonders wichtig bei der Einarbeitung neuer Labormitarbeiter. Das schnelle Auffinden von Daten mit einem Abfragetool und der einfache Zugriff auf SOPs und andere Labordokumente waren weitere Funktionen, die im bestehenden LIMS fehlten. Das Labor wusste, dass ein breites Spektrum an technischen Schulungsoptionen sicherstellen würde, dass es den größten Nutzen aus dem neuen LIMS ziehen würde. Außerdem mussten die Daten von 12 Jahren aus dem alten System in das neue LIMS migriert werden, um bei der Betrachtung historischer Trends keine wertvollen Daten zu verlieren.
Cynthia Andrews-Tate | Leiterin der Abteilung Wasserqualität
Long Beach Utilities Labor für Wasserqualität
Unsere Lösung
Long Beach Utilities schlossen ihr Ausschreibungsverfahren ab und entschieden sich für das LIMS TITAN von Confience, da es die funktionalen Anforderungen der Ausschreibung erfüllte und Confience über mehr als 30 Jahre Erfahrung in der Wasser-/Abwasserbranche verfügt. LBU war beeindruckt von den umfangreichen Funktionen von TITAN, die in allen Phasen des Testprozesses ihre Stärken hatten, angefangen bei der modernen, intuitiven Benutzeroberfläche und dem benutzerfreundlichen Abfragetool, das die Benutzer als einfacher zu bedienen empfanden als das vorherige LIMS. Ein leistungsfähiger Probenplaner war ebenfalls unverzichtbar, da der Großteil der Laborarbeit im Voraus geplant wird. TITAN ist in hohem Maße konfigurierbar und ermöglicht es den Benutzern, Arbeitsabläufe zu definieren und zu verwalten und benutzerdefinierbare grafische Dashboards zu erstellen. Darüber hinaus kann LBU mehr als 50 vorgefertigte Berichte im LIMS nutzen, um den täglichen Laborbetrieb zu verwalten; diese Berichte umfassen Rückstand, Produktion, Durchlaufzeit, Arbeitsliste und Qualitätssicherung.
TITAN ermöglicht die Übertragung von Prüfdaten zwischen dem LBU und den Vertragslaboren, was sich als sehr vorteilhaft im Hinblick auf die Verbesserung der Datenqualität und die Verkürzung der Durchlaufzeit erweist. TITAN erleichtert den Labormitarbeitern auch den Zugriff auf wichtige Dokumente wie SOPs, Gerätekalibrierung und Schulungsunterlagen für Mitarbeiter. TITAN bietet LBU die Möglichkeit, eine Vielzahl von Managementberichten und EDD-Dateien zu erstellen. EDDs können automatisch für den Bundesstaat Kalifornien hochgeladen werden, um Wasserqualitätsdaten in die staatliche Datenbank zur Überwachung der Wasserqualität (WQM) zu übermitteln.
Geräteintegration – Confience-Ingenieure erstellten für jedes Gerät ein Anforderungsdokument, das dem Team zur Prüfung und Genehmigung vorgelegt wurde, bevor mit der Entwicklung begonnen wurde. Einige Geräte unterstützen die Möglichkeit, eine Arbeitsliste vom LIMS zu empfangen, dann die Proben durchzuführen und die Ergebnisse einzufügen, bevor die Arbeitsliste an das LIMS zurückgeschickt wird. Dieser Prozess reduziert die menschliche Interaktion erheblich und verbessert die Datenqualität, da kein Ausschneiden und Einfügen in Excel oder erneutes Eingeben von Daten erforderlich ist. Einige Geräte unterstützen nicht die Möglichkeit, Arbeitslisten zu importieren.
Für diese Geräte haben die Confience-Ingenieure Tools entwickelt, um die aus dem LIMS exportierten Daten zu importieren, einschließlich der Datums- und Zeitstempel des Imports und der Geräteinformationen, mit denen die Datei erstellt wurde. Darüber hinaus stellte Confience ein auditorfreundliches Anforderungsdokument zur Verfügung, damit alle sehen können, welche Daten generiert werden und wo sie im LIMS platziert werden, zusammen mit allen zusätzlichen Informationen wie Verdünnungen, Berechnungen usw. Die Gerätedaten können bei Bedarf importiert werden oder es kann ein Zeitplan für den Import festgelegt werden.
Mit dem LIMS verknüpfte Geräte:
Varian 4000 GC/MS
Dionex ICS 3000
Varian 2000 GC/MS
Agilent ICP-MS 7500
Varian 450 GC/ECD Galaxy
QuickChem 8500 Series 2
OI Analytical Aurora TOC
HACH DR 6000
PE AA3300
Mettler Toledo T50 Alkalinität
Dionex ICS 2000
Felddatenerhebung – Ein Bereich, in dem TITAN erhebliche Kosteneinsparungen und Auswirkungen auf das Unternehmen erzielt hat, ist das Feldprobenprüfverfahren. Vor der Einführung von TITAN besuchten die Techniker der LBU jede Woche 56 Feldteststellen, 33 Vorratstanks und 28 Quellwasserbrunnen nicht mitgerechnet, die monatlich beprobt wurden. An jedem Standort trugen die Techniker die Felddaten in ein Arbeitsblatt auf Papier ein, kehrten ins Labor zurück und übertrugen die Felddaten manuell in ein Formular für die Chain of Custody (COC). Anschließend mussten die Daten manuell in das LIMS eingegeben werden. Die COC und die Proben wurden an einen Laboranalytiker in der Mikrobiologie weitergeleitet, der dann die Felddaten erneut in ein Arbeitsblatt im LIMS eingab. Dieser Schritt wäre besonders zeitaufwendig, da sie zusätzliche Details wie Chlorrückstände und pH-Messungen eingeben müssten. Dieser Prozess war nicht nur sehr kostspielig und zeitaufwendig, sondern es gab auch zahlreiche Möglichkeiten für Fehler bei der Datenübertragung, die zu Problemen mit der Datenqualität führten.
Nachdem TITAN iMobile ® eingeführt wurde, verbesserte sich die Situation dramatisch. iMobile ist eine mobile Lösung, die in das LIMS integriert ist und es den Technikern vor Ort ermöglicht, Felddaten in ein Tablet am Teststandort einzugeben. Da das Tablet über eine Mobilfunkverbindung mit dem Internet verbunden ist, kann sich iMobile im Labor mit TITAN synchronisieren und die Felddaten in das LIMS hochladen. iMobile ist auch in der Lage, einen elektronischen Chain-of-Custody-Nachweis (COC) zu erstellen, und sowohl der COC als auch die Felddaten können an die Analysten im Labor übertragen werden, noch bevor die Proben physisch eingelesen werden.
Die Vorteile, die TITAN und iMobile der LBU gebracht haben, sind überzeugend. Mit dieser Lösung entfällt die manuelle Eingabe und Wiedereingabe von Daten sowie die Papierflut. Die Zeitersparnis durch den Wegfall dieser manuellen Tätigkeiten war enorm. Die LBU schätzt, dass die Einführung von TITAN mit iMobile täglich 60 Minuten pro Techniker einspart. Die Einsparungen haben die Hardware (Tablets für die Außendienstmitarbeiter) und die iMobile-Software in weniger als 12 Monaten bezahlt gemacht. Die Durchlaufzeit von Proben wurde erheblich verkürzt und die Zahl der Transkriptionsfehler wurde reduziert.
Zusammenfassung – Obwohl das LIMS-Projekt mit erheblichem Aufwand verbunden war – von der Auswahl des neuen LIMS bis hin zur Einführung zahlreicher neuer Verbesserungen und Anpassungen (Berichte und EDDs) – war es eine gute Investition. Das LIMS TITAN hat die Fähigkeit des Labors, die Anforderungen an die schnelle Bereitstellung qualitativ hochwertiger Daten zu erfüllen und gleichzeitig die Verschwendung zu reduzieren und die Effizienz des Laborteams zu maximieren, drastisch verbessert. Durch den Wegfall einer beträchtlichen Menge an Papier sowie vieler manueller und alltäglicher Aufgaben kann sich das Laborteam auf die chemische und mikrobiologische Analyse konzentrieren. Das neue LIMS hat zusammen mit der Geräteintegration, iMobile für die Datenerfassung vor Ort und elektronischen Berichten nicht nur Zeit und Geld gespart, sondern auch das Vertrauen in die Erzeugung qualitativ hochwertiger Daten im hochmodernen Labor in Long Beach gestärkt.
Customer Success Stories
Confience verhilft Microban® zu einer beispiellosen Produktivität mit dem LIMS Sample Master®
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