Aumente la precisión y la eficiencia: integración de códigos de barras con el software LIMS

‍

En los laboratorios modernos, la eficiencia, la precisión y la trazabilidad no son negociables. A medida que los laboratorios gestionan flujos de trabajo cada vez más complejos y volúmenes de muestras cada vez mayores, la entrada manual de datos y los sistemas de seguimiento en papel ya no son sostenibles. Una forma eficaz de mejorar el rendimiento operativo es integrar la tecnología de códigos de barras con un Sistema de gestión de información de laboratorio (LIMS). Esta integración no solo mejora la integridad de los datos, sino que también reduce los errores, acelera los flujos de trabajo y respalda el cumplimiento normativo. El uso de etiquetas con códigos de barras es una forma rápida y confiable de registrar y rastrear las muestras en el laboratorio.

En este blog, exploraremos los fundamentos de los códigos de barras (qué son, cómo se usan y por qué son importantes) y, al mismo tiempo, destacaremos los casos de uso en el laboratorio.

¿Qué es un código de barras?

Un código de barras es una representación visual de los datos que puede leer una máquina. Utiliza un patrón de líneas paralelas de diferentes anchuras y espaciados para representar datos numéricos o alfanuméricos. Por lo general, estos códigos se imprimen en los artículos para facilitar la identificación automática y la captura de datos. Un lector de códigos de barras escanea los datos codificados y los envía instantáneamente a una computadora para su procesamiento.

Tipos de códigos de barras

Los códigos de barras vienen en varias formas:

Código de barras unidimensional (1D):

Los códigos de barras más comunes en la actualidad son unidimensionales (1D) y utilizan líneas verticales de diferentes grosores para representar letras y números. El nombre «código de barras» se deriva de la apariencia de estas fuentes porque parecen una serie de «barras». Existen varias «simbologías» de fuentes de códigos de barras 1D, las más populares de las cuales son el Código 39 (comúnmente denominado 3 de 9), el Código 128 y el Código 11, pero hay varios otros formatos específicos de la industria.

La siguiente tabla muestra los números asociados a la «simbología» del código 39.

Las letras también se pueden representar como códigos de barras. La siguiente tabla muestra varias letras representadas como códigos de barras. Del mismo modo que puede combinar números de códigos de barras, también puede combinar letras para deletrear palabras.

Cualquier identificador, palabra o frase se puede representar mediante códigos de barras. Todo lo que se necesita es que las impresoras tengan la capacidad de imprimir la fuente deseada en el soporte deseado. Las fuentes de código de barras están disponibles como descargas gratuitas u opciones de pago, y las fuentes de pago generalmente ofrecen una calidad superior.

Código de barras bidimensional (2D):

Al utilizar una disposición única de barras horizontales y verticales y espacios de diferentes anchos, los códigos de barras 2D almacenan mucha más información en un área más pequeña que los códigos de barras 1D, a la vez que mantienen la legibilidad. Esto es particularmente ventajoso cuando se trata de muestras de pequeño volumen y de estudios específicos en un entorno de laboratorio.

Etiquetas RFID:

Una etiqueta de identificación por radiofrecuencia (RFID) es un pequeño dispositivo electrónico, que a menudo contiene un chip y una antena, que almacena y transmite datos mediante ondas de radiofrecuencia. Se puede colocar en objetos para almacenar y transmitir información detallada. Cada etiqueta RFID lleva un número de serie único vinculado al artículo, lo que permite no solo la identificación, sino también el seguimiento de la ubicación en tiempo real para ayudar a evitar su pérdida o extravío. Es probable que, en el futuro, los laboratorios cambien de códigos de barras 1D y 2D a etiquetas RFID, ya que las etiquetas RFID ofrecen más funciones para su uso en el laboratorio.

Fuente y tamaño del código de barras

La fuente y el tamaño del código de barras deben elegirse en función de las necesidades del laboratorio, el diseño de la red, el presupuesto y otros factores clave. A continuación se enumeran algunas consideraciones importantes.

• Valor de datos representado

• Medios impresos (tamaño y tipo)

• Espacio disponible en los medios

• Medio ambiente (temperatura, humedad, luz, etc.)

• Dispositivo de escaneo

lectores de códigos de barras

El lector de códigos de barras que elija determina la fuente compatible y la impresora necesarias, por lo que es una decisión clave en su configuración. La calidad y el tipo del lector (portátil, portátil, de varita, robustez, etc.) determinan:

• La simbología del código de barras que se puede utilizar.

• El tamaño del código de barras que se puede utilizar.

• El soporte que se puede usar para imprimir el código de barras.

El lector más común es el escáner de código de barras portátil, que se conecta directamente a un PC a través de USB. Estos escáneres tienen decodificadores integrados que admiten varios tipos de códigos de barras y consumen energía del PC, lo que elimina la necesidad de una fuente de alimentación externa. Solo tiene que conectarlos, identificar la simbología que desea reconocer y, a continuación, empezar a utilizarla. Cuando se escanea un código de barras con estos dispositivos comunes, los datos se envían directamente al PC como si estuvieran escritos en el teclado.

Un escáner fijo, una PDA con escáner integrado o un teléfono celular con escáner integrado también son opciones, como se muestra en la imagen.

Impresoras y soportes de códigos de barras

Impresoras:

Cualquier impresora moderna puede imprimir códigos de barras. Simplemente instale la fuente necesaria y utilice su software de impresión de informes o etiquetas para empezar a imprimir. Crystal Reports es una de las herramientas más populares para generar resultados (informes y etiquetas) a partir de aplicaciones de bases de datos. Cuando utilice un redactor de informes como Crystal Reports, solo tiene que indicar la fuente que desea utilizar para generar los datos. En el siguiente ejemplo, se utiliza la fuente de 48 puntos denominada Code39azaleaRegular2 para generar un valor.

La característica más importante de cualquier etiqueta de código de barras es su capacidad para funcionar de manera confiable en su entorno y escanear con precisión sin errores. Las impresoras de códigos de barras utilizan diversas tecnologías, como la impresión láser, de inyección de tinta, matricial y térmica.

Las impresoras de inyección de tinta son la opción más asequible y suelen costar entre 80 y 150 dólares. Son adecuadas para etiquetas más grandes o cuando la impresión de alta calidad no es esencial.

Sin embargo, la mayoría de las aplicaciones de códigos de barras requieren una mayor durabilidad y calidad. Para estas necesidades, las impresoras térmicas son la opción preferida. Las impresoras térmicas, cuyo precio oscila entre 300 y 5000 dólares, suelen ser vendidas por proveedores que también ofrecen servicios de consultoría para ayudar a diseñar soluciones completas de códigos de barras, que incluyen impresoras, etiquetas y escáneres. Cuando se utilizan impresoras térmicas, se dispone de una variedad de material de etiquetas para adaptarse a las diversas condiciones que se presentan en todas las situaciones industriales.

Etiquetas de transferencia térmica:

Las etiquetas de transferencia térmica están disponibles con una gama de capas de acabado, adhesivos y revestimientos para satisfacer las exigentes necesidades de durabilidad. Diseñadas para usarse con cintas de resina de alto rendimiento, ofrecen una excelente resistencia a la abrasión y a los productos químicos. Los fabricantes de etiquetas pueden crear etiquetas personalizadas de cualquier tamaño, color o configuración, y sus expertos pueden ayudarlo a elegir la cinta adecuada para su etiqueta, impresora y aplicación. ‍

Etiquetas sintéticas térmicas directas:

‍Para aplicaciones de etiquetado que requieren características de durabilidad mejoradas, se deben usar etiquetas sintéticas térmicas directas. Las etiquetas térmicas directas no requieren ningún tipo de cinta para imprimir códigos de barras, texto o gráficos. Las etiquetas térmicas directas utilizan un revestimiento térmico especial en la superficie de la etiqueta que reacciona con el calor de una impresora de códigos de barras durante el proceso de impresión. Estas etiquetas están hechas de materiales diseñados para soportar condiciones ambientales y requisitos de durabilidad superiores a los de las etiquetas de papel térmico directo estándar.

‍Diseño de etiqueta:

Al diseñar etiquetas de códigos de barras, tenga en cuenta las siguientes preguntas y respuestas para explorar lo que se puede lograr dentro de los límites de sus necesidades de hardware, software, configuración de red y usuario final. Este proceso lo ayudará a tomar decisiones informadas y prácticas adaptadas a su entorno único.

• ¿Qué elementos de datos desea que se representen con un código de barras?

• ¿Utilizará códigos de barras para representar muestras únicas, o utilizará códigos de barras para introducir información a fin de simplificar el proceso de inicio de sesión de las muestras, o utilizará códigos de barras para ambos?

• ¿Incluirá también texto legible para humanos impreso en la etiqueta?

• ¿Qué tamaño de etiquetas se requerirán en función de los contenedores que se utilizarán y cuánto espacio se asignará a los datos del código de barras?

• ¿Cuándo le gustaría tener las etiquetas disponibles (antes o después de la creación de las muestras)?

• ¿Las impresoras de etiquetas estarán disponibles en lugares que sean convenientes para los usuarios que necesiten imprimirlas?

• Una vez que se hayan colocado las etiquetas en los contenedores de muestras, ¿estarán sujetos a entornos hostiles (por ejemplo, contacto químico, temperaturas altas/bajas, humedad alta/baja, luz intensa, etc.)?

• Describa el uso previsto de los códigos de barras en el laboratorio y el flujo de trabajo de su organización.

Uso de códigos de barras en laboratorios

El uso de códigos de barras en los laboratorios varía ampliamente según las industrias y los laboratorios individuales. En esta sección se destacan las aplicaciones más comunes, pero hay muchas otras posibilidades en función de las necesidades y la creatividad de cada laboratorio.

‍Imprima el identificador de muestra único al iniciar sesión como muestra

El uso más frecuente de códigos de barras en los laboratorios es la impresión automática de etiquetas al iniciar sesión con la muestra. En este caso, al crear el nuevo registro de muestra en la base de datos, se ejecuta una transacción que imprime una etiqueta en una impresora de etiquetas específica que incluye tanto descriptores legibles por humanos como el identificador único de la muestra (identificador de muestra) en una fuente de código de barras.

Imprima el identificador de muestra único bajo demanda

A veces resulta conveniente imprimir códigos de barras adicionales una vez que se haya creado la muestra. Esto le permite dividir la muestra en varios recipientes para que la utilicen otras personas o departamentos de su laboratorio o enviarla a laboratorios externos o contratados para que realicen pruebas adicionales.

Este es un proceso sencillo; localice el registro en Confience eLIMS que incluya la muestra o el conjunto de muestras para las que se desean las etiquetas y, a continuación, seleccione el informe que represente el formato de etiqueta deseado o utilice un botón de «un clic» para imprimir las etiquetas.

Utilice códigos de barras preimpresos para hacer referencias cruzadas de registros de bases de datos de muestra

En algunos casos, las muestras se recolectan en lugares sin acceso a impresoras de códigos de barras. Sin embargo, la identificación precisa sigue siendo esencial para garantizar que el laboratorio las procese y reciba correctamente. En estos casos, las etiquetas de códigos de barras preimpresas se pueden entregar directamente a los muestreadores que trabajan en la planta o el campo, lo que garantiza una recopilación de datos rápida y eficiente in situ. Las etiquetas pueden preimprimirse con Confience eLIMS o pueden proporcionárselas un proveedor de etiquetas. La clave es asegurarse de que cada una proporcione un valor único que, en última instancia, pueda compararse con un registro de la base de datos LIMS.

Al tomar las muestras, las etiquetas de códigos de barras preimpresas se pueden colocar en las muestras y el usuario las registra (registra) en el campo. A continuación, el identificador del código de barras se escanea para introducirlo en uno de los campos de identificación del registro de la muestra durante el proceso de inicio de sesión y se hace una referencia cruzada con el identificador de muestra generado por el sistema.

Tras la entrega al laboratorio, el código de barras se escanea para proporcionar una identificación del 100%. Al recibirlo, se pueden imprimir etiquetas adicionales con información descriptiva completa para uso en el laboratorio.

Uso de códigos de barras para el seguimiento de la cadena de custodia (COC)

También hay situaciones en las que es necesario realizar un seguimiento rápido, fácil y positivo del movimiento de muestras o grupos de muestras a medida que se trasladan de un lugar a otro, ya sea dentro de la organización o cuando se envían a 3.^rojo laboratorios de fiestas para realizar pruebas.

Los códigos de barras también se pueden usar para resolver este problema. Se puede usar una página para escanear muestras individuales o grupos de muestras. En este caso, se identifica (selecciona) el destino y el proceso de escaneo del código de barras registra automáticamente la hora y la fecha de la transferencia junto con la persona que la realizó.

En el momento de la transferencia, se puede registrar información adicional, como la cantidad de muestra que se transfiere, el motivo de la transferencia y cualquier otro dato importante, para proporcionar un registro completo.

Uso de códigos de barras para identificar productos y/o puntos de muestreo

Los códigos de barras también se pueden usar para registrar rápidamente muestras en el laboratorio. Por ejemplo, se puede usar un código de barras para representar un producto o un lugar de muestreo. Al escanear el código de barras, se puede recuperar en la página una descripción del producto o del lugar de muestreo para proporcionar un registro detallado del artículo y de las pruebas que deben realizarse, y se pueden asignar automáticamente los límites de prueba a cada analito medido. Todo esto se puede hacer leyendo un único código de barras.

De hecho, cualquier tipo de identificador (remitente, unidad de producción, contenedor, proyecto, etc.) se puede introducir mediante un código de barras para proporcionar una identificación rápida y sin errores. Dado que estos identificadores únicos se pueden usar para recuperar registros de otras tablas de Confience eLIMS (u otras aplicaciones asociadas), se puede recuperar una gran cantidad de información en la página para que el usuario la vea.

Por ejemplo, una hoja de valores de uso frecuente puede estar en una lista para acceder rápidamente al registrar nuevas muestras y/o solicitudes.

Al escanear un valor, toda la información asociada que el usuario o la aplicación deben ver se puede recuperar automáticamente. La imagen de arriba muestra cómo se puede recuperar una gran cantidad de información demográfica, de elaboración de informes y de procesamiento de muestras simplemente escaneando el código de barras que representa al remitente.

Recuperación de registros mediante códigos de barras

La razón principal para incorporar códigos de barras es permitir a los usuarios escanear el código de barras para recuperar los registros de muestra asociados. La interacción utilizada para recuperar los datos requiere que el usuario coloque el cursor en el campo representado por el código de barras y, a continuación, ejecute el escaneo. Al hacerlo, el código de barras se descifrará en caracteres legibles por humanos y se realizará la búsqueda para localizar el registro de la muestra en la base de datos.

Las imágenes siguientes muestran la interacción utilizada con más frecuencia, en la que el usuario coloca el cursor en el campo ID de muestra y, a continuación, escanea el código de barras. Al hacerlo, el código de barras se decodifica para obtener el valor del identificador de muestra. El código de barras incluye un carácter que ejecuta el comando SQL en la base de datos, y la base de datos recupera el registro en la página para que el usuario pueda ver el registro de muestra recuperado e interactuar con él.

Por supuesto, la recuperación de datos no se limita a la identificación de la muestra, sino que esta es la interacción más utilizada, ya que un LIMS está «centrado en la muestra».

Cualquier campo de Confience eLIMS se puede convertir en un informe o etiqueta como código de barras, y cualquier valor se puede leer en Confience eLIMS escaneando su código de barras en el campo asociado.

Beneficios de implementar códigos de barras

Los códigos de barras son fáciles de usar y aumentan la productividad en el entorno del laboratorio desde el inicio de sesión de las muestras hasta su eliminación final. Ofrece una serie de ventajas importantes que mejoran el rendimiento operativo en varios sectores.

• Velocidad: Con los escáneres de códigos de barras que funcionan a una velocidad estimada de cinco a siete veces mayor que la entrada manual de datos, los laboratorios pueden aumentar considerablemente la productividad y reducir el tiempo de procesamiento.
  

• Precisión: Al automatizar el proceso de captura de datos, los códigos de barras eliminan eficazmente el riesgo de error humano que suele acompañar a la entrada manual.

• Eficiencia: Con transacciones más rápidas y menos errores, los flujos de trabajo se vuelven más fluidos y confiables, lo que mejora la productividad en todos los departamentos.
  

• Ahorro de costos: La combinación de tiempos de procesamiento más rápidos, menos errores y una recopilación de datos más confiable reduce los costos laborales, reduce los recursos invertidos en la corrección de errores y mejora la capacidad de toma de decisiones. Como resultado, las empresas que implementan la tecnología de códigos de barras pueden esperar obtener ganancias cuantificables tanto en el rendimiento como en la rentabilidad.

• Cumplimiento: Los códigos de barras respaldan los estándares regulatorios al garantizar que los datos sean rastreables y estén vinculados de forma segura a las muestras. El seguimiento automatizado y los registros electrónicos también facilitan la demostración del cumplimiento de los protocolos durante las auditorías.

Conclusión

Como se muestra en los ejemplos anteriores, la integración de códigos de barras con un LIMS es una inversión inteligente para los laboratorios que buscan mejorar el rendimiento operativo. Al automatizar la captura de datos y crear un enlace perfecto entre las muestras físicas y los registros digitales, esta integración allana el camino para un entorno de laboratorio más eficiente y compatible.

A medida que los laboratorios siguen enfrentándose a crecientes presiones por la velocidad y la precisión, la integración de los códigos de barras y el LIMS no es solo una comodidad, sino un componente fundamental de la excelencia del laboratorio.