Auswahl der richtigen Strategie zur LIMS-Implementierung in Ihre, Labor

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Ihr Labor ist bereit, sein bestehendes Labor-Informations- und Management-System (LIMS) zu ersetzen. Sie haben mit großer Sorgfalt Anbieter, Systeme und Anforderungen geprüft und sich für Ihre(n) Favorit(en) entschieden (Due-Diligence-Prüfung). Es gibt jedoch noch eine letzte wichtige Entscheidung im Implementierungsprozess: Welchen Migrationsansatz werden Sie verwenden?  

Ziel der Migration ist es, einen reibungslosen Übergang mit geringstmöglicher Einschränkung des Laborbetriebs zu gewährleisten. Dazu gehört ein gut geplanter Prozess, der vor Beginn der Migration festgelegt werden muss. LIMS-Migrationen können ein schwieriger Prozess sein. Es gibt jedoch Schlüsselstrategien, die Labore anwenden können, um den Erfolg zu gewährleisten und Risiken zu minimieren.

Bei der Migration zu neuer Software gibt es drei bekannte Ansätze: Parallel, inkrementell und Big Bang. Jeder Ansatz hat seine Vorteile und Herausforderungen. Die Wahl hängt von Faktoren wie der Größe des Labors, der Komplexität der Daten und der Verfügbarkeit von Ressourcen ab. Unten finden Sie eine Übersicht dieser Ansätze:

Parallel-Testing:

Beim Paralleltest läuft das neue LIMS für einen bestimmten Zeitraum, mindestens zwei Wochen, parallel zum alten System. Während dieser Zeit arbeiten die Systeme gleichzeitig und die Daten werden in beiden Systemen gespeichert. Außerdem bleibt so Zeit, um das neue LIMS vollständig zu validieren und die Benutzer an die neuen Prozesse zu gewöhnen. Das Ziel des parallelen Testens ist es, eine identische Ausgabe von jedem System zu erzeugen.

VORTEILE:

• Risikominderung: Der parallele Betrieb beider Systeme ermöglicht einen gründlichen Vergleich und eine Validierung von Daten und Prozessen, wodurch das Risiko von Datenverlusten oder Fehlern verringert wird. Sollten erhebliche Probleme mit dem neuen System auftreten, bleibt das alte System weiterhin in Betrieb, um die Kontinuität des Laborbetriebs zu gewährleisten. Paralleles Testen stellen außerdem sicher, dass das Team auf der Grundlage der Ergebnisse von Tests und Benutzerszenarien Vertrauen in die Leistung des Systems hat.

• Schulung und Anpassung: Paralleles Testen gibt den Benutzern die Möglichkeit, sich an das neue System zu gewöhnen, wobei das alte System weiterhin als Rückfalloption zur Verfügung steht.

• Betriebliche Kontinuität: Die Unterbrechung des Laborbetriebs ist minimal, da beide Systeme verfügbar sind.

HERAUSFORDERUNGEN:

• Ressourcenintensiv: Die Wartung und der Betrieb von zwei Systemen gleichzeitig erfordert zusätzliche Ressourcen, sowohl in Bezug auf das Personal als auch auf die Infrastruktur.

• Dopplung von Daten: Die Eingabe von Daten in zwei Systeme kann zeitaufwendig sein und erhöht die Arbeitsbelastung des Laborpersonals.

• Verlängerter Übergangszeitraum: Parallelbetrieb kann den Migrationszeitraum verlängern und das Projekt möglicherweise verzögern.

• Erhöhte Kosten: Die Aufrechterhaltung von zwei Umgebungen ist weniger kosteneffizient.

• Technische Komplexität: Die Integrationsfähigkeiten (d. h. Geräte, Unternehmensanwendungen), die für die parallele Koordinierung von Daten erforderlich sind, können erheblich sein.

Inkrementeller Ansatz:

Ein inkrementeller Ansatz konzentriert sich darauf, einen Datensatz nach dem anderen zu migrieren oder bestimmte Komponenten des Laborbetriebs einzeln anzugehen, anstatt alles auf einmal zu tun, ähnlich wie beim Waten ins Meer.

‍Ein Beispiel für ein inkrementelles Szenario:

Phase I: System -(LIMS)-Konfiguration, inklusive Einrichtung von Beispieltypen, Methoden, Berechnungen, Vorbereitungsschritte, QS-Typen/-Limits, Projekte, Zeitpläne, Data-Qualifiers/-Flags, Workflows und andere relevante statische Datenelemente. Systemadministrator-Schulung.

Phase II: Geräte-Integration, zugehöriger Prüfungs- und Validierungsprozess und Endbenutzerschulung, die vor der Live-Schaltung stattfinden muss.

Phase III: Unternehmensintegration mit Systemen wie SAP, GIS, SCADA, Fertigungslösungen und/oder buchhalterischen Paketen. Letzter Abschluss.

VORTEILE:

• Reduziertes Risiko: Migration in kleinere Stufen ermöglicht eine sorgfältige Überwachung und Fehlerbehebung in jedem Segment, wodurch das Risiko von schweren Fehlern verringert wird. Bietet die Flexibilität, um bei unerwarteten Problemen zurückzufahren.

• Flexibilität: Der inkrementelle Ansatz bietet Flexibilität bei der Verwaltung unvorhergesehener Probleme, wodurch es einfacher wird, zu pausieren und Probleme anzugehen, ohne das gesamte System zu beeinträchtigen.

• Fokussierte Schulung: Schulungen können in Phasen durchgeführt werden, was den Benutzern das Lernen und die Anpassung an das neue System erleichtert.

HERAUSFORDERUNGEN:

• Längere Dauer: Der gesamte Migrationsprozess kann aufgrund des Phasen-Ansatzes länger dauern. Dies führt möglicherweise zu längeren Anpassungszeiten und verzögerter Zeit zur Wertschöpfung.

• Komplexität: Herausforderungen bei einer inkrementellen Start-Strategie stehen im Zusammenhang mit der Komplexität des LIMS (Konfiguration und Funktionsfehler), Daten und den Geschäftsprozessen des Labors. Es bedarf einer umfassenden Planung und Koordinierung, um die Phasen zu durchlaufen.

• Konsistenzprobleme: Datenkonsistenz und -integrität zwischen beiden Systemen zu pflegen, kann während der Übergangsphase eine Herausforderung sein.

Big-Bang-Ansatz:

Das Big-Bang-Datenmigrationskonzept ist simpel – vom alten LIMS auf das neue wechseln in einer einzigen, umfassenden Bewegung – wie ein Kopfsprung in einen Pool. Zu einem festgelegten Datum werden alle Daten und Prozesse auf einmal übertragen. Das alte System wird unmittelbar nach dem Start des neuen Systems stillgelegt. Häufig wird dieser Ansatz im 24/7 Betrieb gewählt.  

VORTEILE:

• Schneller Wechsel: Alle Migrationsaufgaben sind stark komprimiert und alle aufgedeckten Probleme, die während des Tests noch nicht aufgetreten sind, müssen sofort behoben werden.

• Kosteneffektiv: Dieser Ansatz kann kostengünstiger sein, da er die gleichzeitige Wartung und Bedienung zweier Systeme überflüssig macht.

• Sofortige Vorteile: Benutzer und Management können sofort von den Vorteilen des neuen Systems profitieren.

HERAUSFORDERUNGEN:

• Hochrisiko: Die Alles-auf-einmal-Natur der Big-Bang-Migration macht sie zum risikoreichsten Ansatz da alle Probleme während der Migration zu erheblichen Störungen führen können. Dieser Ansatz wird in der Regel bei Notfallmigrationen angewandt, wenn das aktuelle System abrupt nicht verfügbar ist und ein neues System schnell eingesetzt werden muss.

• Intensive Planung: Erfordert sorgfältige Planung, Vorbereitung und Prüfung, um einen erfolgreichen Übergang zu gewährleisten.

• Schulungsherausforderungen: Benutzer müssen vor dem Abschluss vollständig für das neue System ausgebildet und befähigt sein, was in einem kurzen Zeitraum sehr anspruchsvoll sein kann.

Fazit:

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Ansatz der parallelen Migration eine sicherere, aber ressourcenintensive Option darstellt, die inkrementelle Migration einen ausgewogenen und flexiblen Ansatz mit einem längeren Zeitrahmen bietet und die Big-Bang-Migration einen schnellen Übergang verspricht, aber mit höheren Risiken verbunden ist. Eine sorgfältige Planung, gründliche Tests und effektive Schulungen sind entscheidend für den Erfolg jeder Migrationsstrategie. Um zu entscheiden, welcher Ansatz am besten geeignet ist, müssen Sie Ihre Ziele festlegen und die erforderlichen Ressourcen abschätzen. Ein LIMS-Experte kann helfen.

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