Baltimore County, Maryland, steigert mit der Investition in den Sample Master® LIMS von Confience seine Laborproduktivität und Datenqualität erheblich
Durch die Umstellung auf die Laborautomatisierung wurden Transkriptionsfehler beseitigt, die Durchlaufzeiten verkürzt und den Mitarbeitern mehr Zeit für die Analyse gegeben.
Baltimore County ist der drittbevölkerungsreichste County in Maryland, mit einer Bevölkerung von 844.703 im Jahr 2023. Der County umgibt die Stadt Baltimore und ist eine Mischung aus städtischen und ländlichen Landschaften. Die Verwaltung von Baltimore County bietet lokale Dienstleistungen für die Einwohner und Unternehmen des Bezirks. Die Abteilung Technik und Regulierung, zu der auch das Labor für Technik und Regulierung (E&R-Labor) gehört, ist Teil des Bureau of Utilities. Das Laborpersonal besteht aus einem Laborleiter und vier Analytikern. Das E&R-Labor erfasst etwa 200 Proben pro Monat auf und führt mehr als 1.800 Tests durch. Diese Proben umfassen die Überwachung von Abwasser, Trinkwasser, Fließgewässern und Mülldeponien.
Der Auftrag des Labors umfasst Folgendes:
- Zusammenarbeit mit der Abteilung für Technik und Einhaltung von Vorschriften, um eine effektive Verwaltung und Durchsetzung des Abwasserüberwachungs- und -analyseprogramms der Abteilung zu gewährleisten.
- Analyse von Wasserproben, um sicherzustellen, dass das Trinkwasser für Baltimore County den vom Maryland Department of the Environment (MDE) festgelegten Standards entspricht.
- Analyse von Abwasserproben, die von industriellen und gewerblichen Benutzern des Abwassersystems entnommen wurden.
- Überwachung der Einleitungen von Industrieabfällen und Feststellung der Einhaltung der Genehmigungsbedingungen. Das Labor stellt anderen Bezirksbehörden Ergebnisse zur Verfügung, die es ihnen ermöglichen, ihre NPDES-Genehmigungen (National Pollutant Discharge Elimination System) zu verwalten und sicherzustellen, dass die Abwassereinleitungen im County den Vorschriften entsprechen.
Ihre Herausforderung
Viele Jahre lang erledigte das E&R-Labor seine Aufgaben mit manuellen und wenig technologischen Hilfsmitteln, beginnend mit der Verwendung von Protokollbüchern auf Papier, um Proben und Testergebnisse zu erfassen. Schließlich ging das Laborpersonal dazu über, Microsoft Word zu verwenden, um Laborergebnisse zu erfassen und einfache Berichte zu erstellen. Alle diese Methoden zur Dokumentation der im Labor durchgeführten Analysen waren zeitaufwändig und anfällig für menschliche Fehler.
Die Arbeit in diesem Umfeld stellte das E&R-Labor vor zahlreiche Herausforderungen, darunter die folgenden:
- Neben der manuellen Eingabe von Laborergebnissen in Protokollbücher und Microsoft Word trugen die Laboranalytiker auch die Ergebnisse der mit den Geräten des Labors durchgeführten Tests manuell ein. Auch hier handelte es sich um einen zeitaufwändigen Prozess, der mit Transkriptionsfehlern behaftet war.
- Das Labor war für die Übermittlung der im Labor erzeugten Ergebnisdaten an eine andere Gruppe in Baltimore County zur Eingabe in deren Vorbehandlungssoftware verantwortlich. Dies bedeutete, dass die Daten zweimal von Hand eingegeben werden mussten, was wiederum sehr zeitaufwändig war und das Risiko von Übertragungsfehlern mit sich brachte.
- Bei der Erfassung neuer Proben musste das Labor neue Probennummern manuell generieren und die Nummern manuell auf Etiketten schreiben – ein weiterer zeitaufwändiger und ineffizienter Prozess.
- Das E&R-Labor erzeugte eine beträchtliche Menge an Papier, was mehrere Probleme verursachte. Zunächst wurde die Aufbewahrung von Papierakten zu einer Herausforderung, zumal einige staatliche Vorschriften die Aufbewahrung von Berichten über zehn oder mehr Jahre vorschreiben. Außerdem musste man diese Papierakten durchwälzen, wenn man irgendeine Art von Untersuchung oder Prüfung durchführen und den Verlauf einer Stichprobenprüfung dokumentieren wollte.
- Die Durchführung der Wasseranalyse erwies sich in vielerlei Hinsicht als Herausforderung. Wurde eine Wasserprobe über oder unter einem festgelegten Kontrollgrenzwert getestet, gab es keine unmittelbare Methode, um diesen potenziellen Verstoß gegen die Vorschriften anzuzeigen. Außerdem wurden die Haltezeiten für die Proben nicht sofort generiert, sodass die Möglichkeit, dass eine Probe über die zulässige Haltezeit hinaus gehalten wird, größer war.
- Das Labor war für die Überwachung von Mülldeponien in Baltimore County zuständig, und es war schwierig, die Tests, Analysen und Berichte rechtzeitig fertigzustellen. Die für die Verwaltung der Deponien zuständige Abteilung (Solid Waste Department) wollte die Berichte schneller erhalten, damit sie ihre Ergebnisse an den Bundesstaat Maryland melden konnte.
Joyce Burch, Leiterin des Umweltlabors
Baltimore County Engineering & Regulation Laboratory
Unsere Lösung
Der Laborleiter hatte bereits Erfahrung mit einem Labor-Informations- und Management-System (LIMS), bevor er nach Baltimore County kam. Er kannte den Wert eines LIMS und wusste, wie wichtig es für die Unterstützung der Abläufe in einem modernen Labor ist. Das Laborteam definierte seine LIMS-Anforderungen auf der Grundlage der Herausforderungen und Probleme, die durch die bestehenden manuellen Prozesse entstanden. Dem Team war klar, dass diese Herausforderungen durch Laborautomatisierung mit einem LIMS als Kernstück der Lösung gelöst werden konnten.
Das Labor evaluierte mehrere LIMS-Produkte und kam zu dem Schluss, dass das LIMS Sample Master von Confience seine Anforderungen am besten erfüllt. Außerdem verfügte es über eine Schnittstelle, die das Labor für benutzerfreundlich befand.
Nach der Inbetriebnahme konnten die Labormitarbeiter sofort Produktivitäts- und Datenqualitätssteigerungen feststellen. Confience wurde gebeten, die Geräte im Labor mit Sample Master zu verbinden. Zu den Geräten gehörten ein GC/MS, ICP-MS, ein diskreter Analysator und ein Ionenchromatograph (IC). Dadurch, dass die Ergebnisdaten direkt von den Geräten zu Sample Master fließen, entfällt die Zeit für die manuelle Dateneingabe und die damit verbundenen Transkriptionsfehler.
Ein weiterer Vorteil der Umstellung auf Sample Master war die Integration in die Vorbehandlungssoftware von Baltimore County. Zuvor wurden die Daten manuell aus Tabellenkalkulationen übertragen – ein sehr zeitaufwendiger Prozess. Die Daten aus Sample Master werden nun automatisch an die Vorbehandlungssoftware übertragen, wo vierteljährliche Berichte erstellt und pünktlich an den Bundesstaat Maryland übermittelt werden.
Das E&R-Labor hat die Berichtsfunktionen von Sample Master wirklich zu seinem Vorteil genutzt. Sie konnten die Standardberichte in Sample Master leicht anpassen und eine beträchtliche Anzahl neuer interner Berichte erstellen, um die Datenanforderungen einer Vielzahl von County-Abteilungen zu erfüllen. Dank der leistungsstarken Berichterstattungsfunktionen von Sample Master kann das Labor auch seine gesetzlichen Berichterstattungsanforderungen erfüllen. Die Erleichterung bei der behördlichen Berichterstattung erstreckt sich auch auf die Überwachung der Einleitungen – eine schnellere Durchlaufzeit der Tests ermöglicht es dem Labor, die Daten an die Überwachungsgruppe der Deponie zu liefern, so dass diese ihren DMR-Bericht umgehend fertig stellen kann.
Eine wichtige Kennzahl, die das Labor erfasst, ist eine 30-Tage-Frist für Proben von der Anmeldung bis zur Entsorgung. In der Vergangenheit lag der Prozentsatz der Proben, die diese Frist einhielten, unter dem Ziel des Labors, da die manuellen Prozesse ineffizient waren. Nach der Einführung von Sample Master verbesserte sich die Durchlaufzeit drastisch. Sie sind nun in der Lage, die Frist einzuhalten und dieses Ziel zu erreichen
Aus Sicht der Mitarbeiter war die Umstellung auf das LIMS eine positive Erfahrung. Die Produktivität des Labors und die Qualität der Daten haben sich erheblich verbessert, und die Verwendung des LIMS hat den Auditprozess erheblich vereinfacht. Die Moral des Teams wurde durch die Tatsache gestärkt, dass sie weniger Zeit mit lästigen manuellen Aufgaben verbringen und sich mehr auf die Probenanalyse konzentrieren können. Dem Labor ist klar, dass sich die Investition in Sample Master für Baltimore County bereits ausgezahlt hat, und es ist zuversichtlich, dass der Wert des Systems für die Organisation im Laufe der Zeit nur noch steigen wird.
Erfolgsgeschichten unserer Kunden
Das LIMS Sample Master® von Confience steigert die Kundenzufriedenheit beim Kenya Bureau of Standards
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